Справочник по делопроизводству - стр. 31

. Определение сроков хранения документов в составе соответствующих дел производится на основе сведений из типового (ведомственного) перечня документов, образующихся в деятельности предприятий (организаций, учреждений) либо сведений из типовой (примерной) номенклатуры дел. Сведения о сроках хранения дел вписываются в графу 4 номенклатуры дел. Кроме сведений о сроке хранения, там же указываются номера статей по соответствующему перечню документов. Отметим также, что сроки хранения дел, не предусмотренных перечнями документов, могут определяться по типовой (примерной) номенклатуре дел либо по согласованию с органами Росархива. Индексация дел в составе разделов номенклатуры дел – это процедура присвоения делам соответствующих индексов. Под индексом дела понимается выполненное арабскими цифрами условное обозначение, состоящее из условного номера подразделения с добавлением (через дефис) порядкового номера соответствующего дела в его номенклатуре дел. Индексация позволяет обеспечить быстрый и безошибочный поиск дела (включенных в него документов) в процессе обращения с ним[71]. Значения индексов дел вписываются в графу 1 номенклатуры дел[72].

Рис. 3.6.

Графа 5 номенклатуры дел («Примечание») при разработке ее проекта не заполняется – соответствующие сведения в данной графе указываются по окончании календарного года[73]. На протяжении календарного года (после утверждения сводной номенклатуры дел, см. далее) в графе 5 делаются (по мере необходимости) следующие отметки:

1) о названиях перечней документов, использованных для определения сроков хранения дел;

2) о заведении дел;

3) о переходящих делах;

4) о выделении дел к уничтожению (см. далее);

5) о лицах, ответственных за формирование дел;

6) о передаче дел другому предприятию (организации, учреждению) для продолжения;

7) о хранении дел (документов) в электронном виде.

Полностью подготовленный проект номенклатуры дел подразделения подлежит проверке и, при необходимости, уточнению. Особое внимание при этом обращается на:

1) соответствие состава дел функциональному назначению и названию каждого раздела;

2) обоснованность расположения дел внутри раздела в определенной последовательности;

3) формулировки заголовков дел;

4) сроки хранения дел.

После устранения выявленных в ходе проверки неточностей проект номенклатуры дел подразделения оформляется в соответствии с образцом, подписывается руководителем соответствующего подразделения, а затем направляется на согласование с руководителем архива предприятия[74] и экспертной комиссией данного подразделения.