Справочник по делопроизводству - стр. 33
Глава 2 Организация разработки проектов табеля форм документов и альбома форм документов
Рассмотрим далее организацию разработки проектов табеля форм документов и альбома форм документов. Но прежде всего уточним, что представляют собой табель форм и альбом форм.
Табель форм документов – это подготовленный в соответствии с определенными правилами перечень унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и работниками предприятия (см. рис. 3.8). Функциональное назначение табеля форм документов заключается в следующем:
1) закрепление правового статуса управленческой документации предприятия и образующих ее документов;
2) оптимизация состава управленческой документации предприятия, обеспечения ее функциональности;
3) соблюдение и последующая оптимизация единого порядка подготовки управленческих документов предприятия.
Альбом форм документов – это подготовленный в соответствии с определенными правилами сборник унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению структурными подразделениями и работниками предприятия (см. рис. 3.9). Функциональное назначение альбома форм документов заключается в следующем:
1) унификация форм представления документированной информации, используемой предприятием;
2) разработка (на основе форм в составе альбома) бланков управленческих документов;
3) соблюдение и последующая оптимизация единого порядка подготовки управленческих документов предприятия.
Общий порядок разработки табеля форм и альбома форм представлен на рис. 3.10[82].
Открытое акционерное общество «Фасет»[83]
ТАБЕЛЬ
ФОРМ ДОКУМЕНТОВ
Рис. 3.8.
Рис. 3.9.
Разработка проектов Табеля форм документов и Альбома форм документов организуется параллельно и предусматривает:
1. Предварительное изучение применяемых предприятием форм управленческих документов.
2. Уточнение состава и вида форм управленческих документов, подлежащих включению в табель и альбом.
3. Уточнение структуры табеля и альбома.
4. Оформление проектов табеля и альбома.
5. Согласование и, в необходимых случаях, уточнение проектов табеля и альбома.
6. Утверждение проектов табеля и альбома.
Рис. 3.10.
Работа по разработке проектов табеля и альбома начинается с предварительного изучения применяемых предприятием форм управленческих документов. Выполнение этого этапа позволит разработчикам установить соответствие состава управленческой документации предприятия:
задачам управления его деятельностью;
текущим и перспективным потребностям предприятия в различных видах документированной информации.