Справочник по делопроизводству - стр. 32

Уточненный проект номенклатуры дел подразделения представляется в службу ДОУ к 1 декабря[75].

Рис. 3.7.

Рассмотрим далее организацию разработки проекта сводной номенклатуры дел. По сути, сводная номенклатура дел формируется на основе номенклатур дел подразделений.

Структуру сводной номенклатуры дел (см. рис. 3.7) образуют разделы, соответствующие номенклатурам дел структурных подразделений[76]. В сводную номенклатуру дел могут также включаться дела временно действующих органов (комиссий, комитетов и т. п.) предприятия, общественных организаций, наименования применяемых предприятием регистрационных (контрольных) картотек, единых журналов (книг) учета документов и т. п.

Проект сводной номенклатуры проверяется и, при необходимости, уточняется в порядке, рассмотренном ранее. После этого проект подписывается руководителем службы ДОУ и согласуется[77]:

1) с руководителем архива предприятия (руководителем архивного учреждения, в котором организуется временное хранение дел предприятия);

2) с экспертной комиссией (ЭК) предприятия;

3) если требуется – с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое будут передаваться на постоянное хранение дела предприятия.

Уточненный проект представляется руководителю предприятия на утверждение не позднее 15 декабря. Утвержденная сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января наступающего календарного года.

Несколько слов – об организации обращения со сводной номенклатурой дел. На практике она применяется и в традиционном, и в электронном видах.

С целью обеспечения удобства в работе утвержденная сводная номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Утвержденный экземпляр (подлинник) сводной номенклатуры дел – в качестве документа постоянного хранения[78]. Второй экземпляр передается службе ДОУ в качестве рабочего; третий, как правило, применяется в архиве предприятия. Четвертый экземпляр передается в архивное учреждение[79].

Структурным подразделениям (иным самостоятельным участкам работы, требующей документирования) предприятия выдаются выписки из сводной номенклатуры дел (в пределах соответствующих разделов). В случае существенного изменения функций и структуры предприятия в течение календарного года сводная номенклатура дел подлежит досрочному уточнению (переформированию) и переутверждению.

По окончании очередного календарного года в конце сводной номенклатуры дел оформляется итоговая запись[80]. После проверки указанные сведения передаются в установленном порядке в архив предприятия (архивное учреждение)