Справочник по делопроизводству

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (ССИБИД). Управление документами. Общие требования (ISO 15489-1-2001. Information and documentation. Records management. General (IDT)). – М.: Стандартинформ, 2007.

Далее, за исключением случаев, оговоренных особо, под термином «предприятие» понимается также организация или учреждение.

Однако его положения применимы к управлению документами, состоящими на хранении в архивах (отделах, группах архивного хранения) служб (отделов) делопроизводства (ДОУ) предприятий (организаций, учреждений).

В рамках системы корпоративного делопроизводства.

В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1 -2007 метаданные представляют собой данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени. См. также приложение 1 к настоящему пособию.

При этом правом доступа к соответствующим документам наделяются те работники (подразделения), которым такой доступ необходим для надлежащей реализации возложенных на них полномочий.

В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 система управления документами должна иметь точную документально зафиксированную политику, распределение ответственности и формальную методологию управления ею.

Информационные системы, прикладные программы и коммуникационные системы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности должны быть спроектированы, модифицированы или перепроектированы так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности происходило создание соответствующих документов как составной части документной системы.

Чему в соответствии со сложившейся практикой предшествует этап опытной эксплуатации.

В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1 -2007 стратегия может быть применена к каждому требованию к документам отдельно или в комбинации. Стратегия должна быть выбрана на основе степени риска в случае невыполнения требования либо в рамках функции (для поддержания которой предназначена документная система) существующей системной среды или корпоративной культуры, в которой стратегия должна применяться.

В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 стратегия может быть применена к каждому требованию к документам отдельно или в комбинации. Стратегия должна быть выбрана на основе степени риска в случае невыполнения требования либо в рамках функции (для поддержания которой предназначена документная система) существующей системной среды или корпоративной культуры, в которой стратегия должна применяться.

От 22 октября 2004 г. № 98-ФЗ.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 6 октября 2000 г. (в ред. от 27 октября 2003 г.) и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 31 июля 2007 г. № 1182.

См. в этой связи, например Федеральный закон «О коммерческой тайне» и Федеральный закон «О персональных данных».

Например, в форме соответствующего положения, инструкции и т. п., см. далее.

В форме проекта приказа, распоряжения или иного аналогичного документа, см. далее.

При необходимости локальные нормативные акты должны быть представлены на согласование сторонним уполномоченным органам (например, соответствующим архивным учреждениям).

М.: Главархив, 1991. Положения ГСДОУ сохраняют свою силу в части, не противоречащей законодательным, иным нормативным правовым актам РФ.

На предприятиях с численностью персонала от 40 до 250 работников и относительно небольшим объемом документооборота практикуется возложение обязанностей по ДОУ на одного из штатных работников – например, на секретаря руководителя. На предприятиях с численностью менее 40 работников, а также у индивидуальных предпринимателей обязанности по ДОУ целесообразно возложить: а) по совместительству – на одного из штатных работников, обладающих необходимыми знаниями и навыками; б) на работника, привлекаемого к исполнению соответствующих обязанностей на основании гражданско-правового договора; в) непосредственно на руководителя предприятия (индивидуального предпринимателя).

См. в этой связи Методические рекомендации «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации». – М.: ВНИИДАД, 2007.

При наличии последних в составе службы ДОУ – например, отдела (группы) архивного хранения документов (архива) и пр.

Организационная структура и численный состав службы ДОУ определяется в соответствии со штатным расписанием (см. далее).

Утверждены постановлением Минтруда России от 25 ноября 1994 г. № 72.

М.: ВНИИДАД, 2004.

См. в этой связи Квалификационный справочник должностей служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37.

Важнейшим из них является штатное расписание, см. далее.

Утверждена вышеуказанным постановлением.

Если предусмотрено согласование проекта.

При наличии приложений.

См. в этой связи, например, положение об архивном отделе органа местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 9 октября 2001 г. № 76.

В ряде источников – технологии (работ).

См.: Методические рекомендации ВНИИДАД (2007 г.). См. также: Методические рекомендации ВНИИДАД от 23 декабря 2009 г. Необходимо иметь в виду, что данные рекомендации определяют требования к разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Если предусмотрено согласование проекта.

При наличии приложений.

Утверждено постановлением Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754. Необходимо иметь в виду, что данное положение регламентирует электронный документооборот, организуемый федеральными органами власти в рамках соответствующих информационных систем.

При разработке проекта плана в должной мере учитываются организационные, финансовые, материально-технические, кадровые и иные возможности предприятия.

Кроме того, при разработке отчетов используются сведения, зафиксированные в документах по учету выполненных работ, их показателей.

В необходимых случаях в отдельном разделе отчета отражаются сведения

о внеплановых мероприятиях (видах работ и т. п.), выполненных в течение соответствующих отчетных периодов.

К отчету могут прилагаться документы, обосновывающие (подтверждающие, поясняющие) отчетные показатели.

Статья 212 ТК РФ, с учетом применения компьютерной и копировально-множительной техники при выполнении работ по документационному обеспечению управления.

См. в этой связи, соответственно: СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» от 30 мая 2003 г. и СанПиН 2.2.2.1332-03 «Гигиенические требования к организации работы на копировально-множительной технике» от 28 мая 2003 г.

В соответствии с действующими санитарно-эпидемиологическими нормативами микроклимата производственных помещений.

В соответствии с действующими гигиеническими нормативами.

При одновременном выделении в воздух офисного помещения вредных веществ, тепла и влаги количество приточного воздуха рассчитывается с учетом влияния всех неблагоприятных факторов.

Копировально-множительные аппараты, имеющие встроенные озоновые фильтры, могут эксплуатироваться без дополнительного устройства местной вытяжной вентиляции по месту их установки, при условии организации контроля воздуха рабочей зоны и замены озоновых фильтров, в зависимости от срока службы и объемов производимых на них работ.

См.: Приложение 4 к СанПиН 2.2.2.1332-03.

Применение светильников без рассеивателей и экранирующих решеток не допускается. При отсутствии светильников с ЭПРА лампы многоламповых светильников или рядом расположенные светильники общего освещения следует включать на разные фазы трехфазной сети.

При периметральном расположении ПК линии светильников должны располагаться локализовано над рабочим столом ближе к его переднему краю, обращенному к сидящему за столом работнику.

При устройстве отраженного освещения допускается применение металлогалогенных ламп.

Для уменьшения влияния электростатического поля, образующегося при работе копировально-множительного оборудования, относительная влажность воздуха в помещении поддерживается на уровне верхней границы величин оптимального диапазона (55–60 %).

Расположение рабочего места в пределах помещения должно, кроме того, обеспечивать надлежащее выполнение операций по его обслуживанию, ремонту и уборке.

На рабочем месте, где работа производится сидя, должны быть установлены удобные стулья.

При выполнении работ стоя.

Работы с мелкими деталями (изделиями), а также упаковочные работы следует производить на отведенных для этой цели и соответствующим образом оборудованных рабочих столах (магнитные «ловушки» для упавших деталей, резаки для бумаги (пленки), шпагата, липкой ленты и т. п.).

Поверхность сиденья должна иметь закругленный передний край.

Исключение составляют копировально-множительная техника настольного типа, которая может располагаться на специально отведенных для них столах (тумбах) вблизи рабочего места, оборудованного ПК.

Из расчета обеспечения работы одной смены.

Малые предприятия, индивидуальные предприниматели, как правило, разрабатывают сводную номенклатуру дел, минуя первый этап.

В части, затрагивающей вопросы деятельности данного подразделения.

За исключением случаев, когда номенклатура дел разрабатывается впервые.

Состав элементов и последовательность их расположения в заголовке могут изменяться.

Например: «Документы (планы, акты, списки, справки) по вопросам обеспечения информационной безопасности на предприятии».

Например: «Переписка с органами местного самоуправления».

Например: «Переписка по вопросам повышения квалификации работников – руководителей подразделений и их заместителей».

Например: «Переписка с ОАО «Фасет» по вопросам НИОКР».

Например: «Материалы заседаний аттестационной комиссии».

Например: «Документы по обмену опытом муниципального управления с администрацией Ленинского района Московской области».

Например: «Ежегодные планы командировок и деловых поездок работников ОАО «Аверс».

Например: «Распоряжения по вопросам документационного обеспечения управления предприятием».

Так, для дела, сформированного из справочных материалов по вопросам производственной деятельности за текущий год общий заголовок может быть сформулирован следующим образом: «Справочные материалы по вопросам производственной деятельности за 2010 год», а заголовок первой части (тома), дополняющий общий заголовок, формулируется, к примеру, так: «Том 1. Справки, служебные записки, заключения по вопросам производственной деятельности за 1 – е полугодие 2010 года».

Электронные базы данных (ЭБД), применяемые подразделением, включаются в проект после дел с традиционными документами. Сроки хранения ЭБД (входящих в их состав электронных документов (ЭД), как правило, соответствуют срокам хранения аналогичных традиционных документов, предусмотренных перечнями (см. далее).

Как правило, присвоение индексов делам производится в прямом возрастающем порядке (начиная с дел, открывающих номенклатуру дел подразделения).

Для дел, необходимость в заведении которых может возникнуть в течение календарного года, предусматриваются так называемые резервные номера – в количестве до 20 процентов от количества фактически заводимых дел.

Графа 3 номенклатуры дел («Количество дел (единиц хранения)») при разработке ее проекта также оставляется незаполненной, см. далее.

За исключением случаев, когда архив является подразделением в составе службы ДОУ. По результатам согласования в проект могут быть внесены уточнения.

Аналогичным образом производится разработка проектов номенклатур дел всех подразделений, включая службу ДОУ. В течение года в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься сведения о заведении дел (частей в составе дел), о включении новых дел и т. п.

Дела по вопросам (направлениям) деятельности предприятия, не разрешенным в течение истекающего календарного года, являются переходящими и вносятся в сводную номенклатуру дел следующего календарного года под ранее присвоенными им индексами.

По результатам согласования в проект сводной номенклатуры дел могут быть внесены уточнения.

Включается в номенклатуру дел службы ДОУ и хранится в ней.

С ЭПК которого ранее производилось согласование проекта.

С указанием сведений о количестве фактически заведенных дел (томов, частей) постоянного и временного сроков хранения.

В котором организуется временное хранение дел (см. далее).

Наряду с формами документов, применение которых предписано соответствующими законодательными и нормативными правовыми актами, организационно-распорядительными и нормативно-методическими документами, в состав Табеля форм и Альбома форм могут вводиться и новые формы документов, разработанные предприятием в целях наиболее полного обеспечения своих потребностей в различных видах документированной информации.

^>1 ОКУД – общероссийский классификатор управленческой документации, ЛК – локальный классификатор (классификатор предприятия).

Посредством его приведения в точное соответствие с требованиями законодательных и нормативных правовых актов, а также распорядительных и нормативно-методических актов федеральных, территориальных, отраслевых (ведомственных) и местных органов управления (власти) по вопросам делопроизводства, по отношению к которым предприятие занимает подчиненное положение.