Справочник по делопроизводству - стр. 30

Рис. 3.5 (окончание).

Работа по предварительному определению заголовков дел обычно выполняется на отдельных листах бумаги, разделенных (по вертикали) на два-три столбца. Однако в последнее время для этого все чаще применяются соответствующие электронные бланки.

В пределах каждой строки листа (бланка) записываются не менее двух-трех вариантов заголовка дела. Затем из них выбирается (окончательно формулируется) оптимальный вариант.

Последующая систематизация заголовков дел выполняется в зависимости от функционального назначения и важности документов в составе соответствующих дел. В начальный раздел, как правило, включаются заголовки дел, формируемых из:

1) организационно-распорядительных актов (документов) вышестоящих органов управления (власти), поступающих на предприятие для руководства в практической деятельности и затрагивающие вопросы (направления) деятельности соответствующего подразделения;

2) локальных нормативных актов и организационно-распорядительных документов предприятия, регламентирующих вопросы (направления) деятельности подразделения;

3) организационно-распорядительных документов, издаваемых (в пределах предоставленной компетенции) руководством подразделения: распоряжений, указаний и пр.

В последующие разделы номенклатуры дел включаются заголовки дел, формируемых из документов, представляющих меньшее практическое значение (в порядке убывания) для организации деятельности подразделения. За организационно-распорядительной документацией подразделения обычно следуют:

1) документация по планированию и отчетности деятельности подразделения;

2) документация, относящаяся к организации основной деятельности подразделения;

3) документация, относящаяся к организации контрольно-ревизионной работы за осуществлением основной деятельности подразделения;

4) документация, относящаяся к учетно-справочной работе с документами подразделения.

Что касается расположения заголовков дел внутри разделов (и, если требуется, подразделов) номенклатуры дел, то оно определяется с учетом значимости документов в составе раздела (подраздела), а также их функциональной взаимосвязью. Работу по упорядочению заголовков целесообразно выполнять в два этапа: сначала листки с заголовками дел группируются (в соответствии с признаками группировки) в предварительной последовательности, а после ее уточнения – переносятся в соответствующую графу бланка номенклатуры дел, используемого в качестве черновика. Перечень документов, не включаемых в проект номенклатуры дел, ежегодно определяется письменным распоряжением руководителя службы ДОУ. Названия заголовков дел (в выбранной последовательности) вписываются в графу 2 номенклатуры дел (см. рис. 3.6)