Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице - стр. 40

Очень важно: нужна периодическая сверка баланса с самим поставщиком, чтобы избежать накопления долгов, неоплаченных счетов, неучтенных или «потерянных» платежей – и как следствие недоразумений и взаимных претензий. Мы знаем, что бухгалтерия ведет свой баланс, но, как известно, бухгалтерские отчеты далеко не всегда совпадают на практике с расчетами реальными. И менеджер по закупкам должен всегда иметь эту информацию в удобном для себя (и для начальника отдела или категорийного менеджера) виде.

Рассмотрим примеры (табл. 2.6, 2.7).

Таблица 2.6. Фрагмент баланса с поставщиком «XX»

Таблица 2.7. План оплат на апрель 2007 г.

Пример. План оплат компании «Азимут»

Менеджером по закупкам определен:

✓ приоритет оплат (первая колонка). Здесь очередность оплат не всегда соответствует дате оплаты – это связано с тем, что с одними поставщиками отношения являются стратегическими и оплата по ним должна идти без всяких задержек, с другими поставщиками в силу каких-то особенных договоренностей или причин оплату можно отложить на несколько дней или даже на более долгий срок. Подчеркнем: это частный случай данной компании;

✓ поставщик и номер поставки (номер поставки имеет следующую расшифровку: буквенное обозначение поставщика – год поставки – порядковый номер поставки – место поставки, если оно не является центральным складом). Также отметим, что это тоже частный случай и внутренние правила данной компании;

✓ валюта платежа (в евро, долларах или рублях);

✓ описание платежа (кредит или предоплата и другие замечания);

✓ дата, когда счет поставщика должен быть оплачен.

После погашения кредиторской задолженности перед поставщиком цикл закупки одной партии товара можно считать окончательно завершенным.

Процесс закупки состоит из цикличных, повторяющихся шагов. Именно это свойство процесса закупки позволяет менеджеру заранее предусмотреть все проблемные ситуации и на каждом этапе провести ряд действий, которые помогут предотвратить возможные ошибки. В зависимости от задачи менеджер принимает какие-то решения (о количестве и сроках поставки, об оплате или выставлении рекламаций) и контролирует процессы (сверка счетов и заказов, контроль выхода и прихода груза).

Из своей практики мы знаем, сколько неожиданностей таит каждый шаг. Если пустить процесс на самотек и уповать на поставщиков (они сами заказ хороший сделают, и подтвердят все правильно, и не ошибутся при расчете скидки), на отдел логистики (сами транспорт вовремя найдут и правильно придумают, как разные заказы в машину положить), на склад (сами разберутся, что брак при транспортировке, а что «так от поставщика и пришло»), то и результат может быть самый непредсказуемый.