Управление персоналом: теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе - стр. 8
• правовое обеспечение заключается в наличии нормативно-методической базы по работе с документами по кадрам, включающей федеральные нормативные акты, регулирующие вопросы трудового права работников, охраны их труда, трудовых отношений, права на доступ к информации о работниках, соблюдения ими государственной тайны и т. п.; межведомственные нормативные акты по труду, архивному делу, документационному обеспечению кадровой деятельности, классификации и стандартизации документов по кадрам; внутриведомственные нормативно-методические документы (инструкции, рекомендации, правила и т. д.), отражающие технологию работы с кадровыми документами;
• техническое обеспечение заключается в наличии и использовании необходимых в процессе документирования и обработки документов по кадрам современных электронно-вычислительных и организационных технических средств, средств связи и передачи информации, а также информационных технологий;
• кадровое обеспечение заключается в наличии профессиональных квалифицированных работников для выполнения задач, поставленных перед отделом кадрового учета и делопроизводства.
В целом формирование системы кадровой документации предполагает систематизацию состава кадровых документов по их назначению, цели разработки и периодичности исполнения. Затем необходимо унифицировать названия и виды документов и закрепить функции документирования по каждому из них, например, так, как это показано в табл. 4.
Таблица 4
Система кадровой документации
Вид кадрового документа
Функции документирования
I. Стратегические документы по управлению персоналом
Кадровая политика
Составление документа.
Утверждение.
Ознакомление.
Внесение в реестр новых видов кадровых документов
План реорганизации структуры персонала компании
Составление документа
Согласование и визирование.
Утверждение.
Ознакомление.
Внесение в реестр новых видов кадровых документов
II. Документация по персоналу
Анкета претендента
Прием.
Распределение.
Регистрация
Заявление о приеме на работу
Прием.
Распределение.
Регистрация
Приказ о приеме на работу
Составление документа.
Согласование и визирование.
Утверждение.
Ознакомление
Трудовой договор (соглашение)
Составление документа.
Согласование и визирование.
Утверждение.
Ознакомление
Подписка о неразглашении конфиденциальной информации
Прием.
Распределение.
Регистрация
Трудовая книжка
Прием.
Распределение.
Регистрация
Личное дело сотрудника
Хранение.
Справочная работа
Заявление о переводе на другую работу
Прием.
Распределение.
Регистрация
Приказ о переводе на другую работу
Составление документа.
Согласование и визирование.