Управление персоналом: теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе - стр. 7

Резолюция

Пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе

Заголовок к тексту документа

Включает краткое содержание документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять

Текст

Оформляется в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. Связанный текст, как правило, должен состоять из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы)

Визы согласования

Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Внутреннее согласование оформляется визой. Виза согласования включает наименование должности и подпись лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату

Отметка о контроле

Это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль»

Отметка об исполнителе

Включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ

Созданием документов по кадрам и их обработкой занимаются работники службы кадров, эффективность работы которых напрямую связана с организационным, правовым, техническим и кадровым обеспечением деятельности этой службы:

• организационное обеспечение заключается в наличии отдела (службы, бюро) по кадровому учету и делопроизводству как самостоятельного структурного подразделения или должностного лица, ответственного за кадровый учет, подчиняющегося директору по персоналу, руководителю организации или его заместителю по администрированию;