Управление персоналом: теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе - стр. 6

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией

Регламентируется уставом (положением) организации и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (классы 0200000).

В письме наименование вида документа не указывают

Код формы документа

Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)

Дата документа

Дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дата документа оформляется арабскими цифрами (день месяца, месяц, год), также допускается словесно-цифровой способ оформления даты

Регистрационный номер документа

Состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ

Место составления или издания документа

Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения

Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа (конфиденциально, для служебного пользования и др.) можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации ограниченного доступа

Адресат документа

Могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа

Гриф утверждения документа

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО» и наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера