Управление персоналом: теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе - стр. 5

Общие требования к документированию управленческой деятельности

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536, зарегистрировано в Минюсте России 27 января 2006 г. № 7418). Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации (М.: ВНИИДАД, 2003)

Излагается общий порядок подготовки и оформления управленческой документации в министерствах и ведомствах – особенности оформления отдельных организационно-распорядительных документов, описывает процедуру документооборота (от регистрации поступающего в организацию документа до передачи дел на архивное хранение).

Типовые инструкции используются в организациях в качестве примера для создания собственных регламентов документационного обеспечения управления персоналом

Составление и использование номенклатуры дел, хранение документов по кадрам

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (принят ГД ФС РФ 1 октября 2004 г., в ред. от 13 мая 2008 г.).

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)

Определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

Кроме того, работа со специфической документацией (бухгалтерская, кадровая, торговая и другая) регламентируется специальными актами

Таблица 3

Общие требования к оформлению кадровой документации

Наименование реквизита документа

Требования к оформлению

Наименование организации – автора документа

Должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении) организации. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации

Код организации – автора документа

Проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факса, телекса, счет в банке, адрес электронной почты и др.)