Управление персоналом: теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе - стр. 11
После внутренних руководящих документов обычно располагаются документы по личному составу: приказы по личному составу, личные дела, личные карточки работников и т. п.
Для личных дел работников указывается единый (групповой) заголовок. Исключение составляет личное дело руководителя предприятия, а также «личные дела членов руководящих, исполнительных контрольных органов…; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания», отнесенные Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. (далее – Типовой перечень) к категории дел постоянного хранения (ст. 337а). Личные дела, указанные в данном подп. «а» приведенной статьи, в номенклатуре дел указываются перед личными делами остальных работников.
Ведение личных дел для должностных лиц, не являющихся госслужащими, не обязательно. Но ведение личных карточек работников обязательно. Карточки вносятся в номенклатуру дел кадровой службы отдельным заголовком.
При отсутствии на предприятии личных дел работников отдельным делом в номенклатуре следует указать трудовые договоры (контракты) или трудовые соглашения, заключаемые с работниками в процессе их трудовой деятельности.
Отдельным делом в номенклатуру дел кадровой службы вносятся подлинные личные документы: трудовые книжки и иные возможные личные документы работников.
Также отдельными делами формируются протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; квалификационные требования; документы (представления, ходатайства, характеристики и т. п.) о награждении, присвоении званий, присуждении премий и документы о выдаче дубликатов документов к государственным наградам (заявления, справки).
В качестве справочного аппарата в номенклатуру дел вносятся книги и (или) указатели к приказам по личному составу, книги (журналы, карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников, личных дел, личных карточек, выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.
После документов по личному составу в номенклатуре перечисляется переписка: о приеме, распределении, перемещении, учете кадров (ст. 334); о профессиональной подготовке, переподготовке, повышении квалификации работников; переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий (срок хранения 5 лет ЭПК); о потребности в работниках, об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок и т. п. (5 лет). Встречается и переписка с меньшим сроком хранения.