Справочник по делопроизводству - стр. 2
3. Контроль за изменением (в том числе изменением режима доступа), перемещением и уничтожением документов.
2.3. Соответствие (управляемость)
В качестве самостоятельного требования к системе управления документами выделено соответствие или управляемость, т. е. способность системы к реагированию в соответствии с выполненными управляющими воздействиями. Отметим, что работники, допущенные к обращению с документами (имеющие доступ в систему), должны ясно понимать, как это требование влияет на действия, которые они выполняют.
2.4. Комплексность
Под комплексностью в данном случае понимается включение в систему документов, являющихся результатом или отражающих все без исключения виды деловой деятельности предприятия (соответствующего структурного подразделения). Кроме того, соответствующим образом должно быть организовано и взаимодействие с системой.
2.5. Системность
Документы должны создаваться и сохраняться системно. Системность управления документами, как особо подчеркнуто в Национальном стандарте Р ИСО 15489-1-2007, достигается путем проектирования и применения как документной системы, так и других систем деловой деятельности. Обращение (обработка) документов в рамках системы должно осуществляться в строгом соответствии с действующими на предприятии (в организации, учреждении) правилами[6].
Основные вопросы проектирования и внедрения системы управления документами рассматриваются далее.
Глава 3 Основные вопросы проектирования и внедрения системы управления документами
3.1. Регламентация проектирования и внедрения системы управления документами
Национальный стандарт Р ИСО 15489-1-2007 рекомендует выполнять проектирование и внедрение систем управления документами на основе соответствующей стратегии. На практике, однако, такая работа (в условиях конкретного предприятия) организуется в соответствии с локальным нормативным актом (регламентом, наставлением, руководством, инструкцией) (см. рис. 1.3).
Стратегия проектирования и внедрения систем управления документами может включать следующие вопросы:
а) проектирование документных систем;
б) документирование процессов функционирования документных систем;
в) подготовка сотрудников, работающих с документами;
г) конвертацию документов в новые документные системы, форматы;
д) установление стандартов, проверку соответствия им и их соблюдения;
е) определение сроков хранения и принятие решений относительно ценности документов (при соблюдении соответствия регулирующей среде).
Стратегия должна быть документально оформлена (в том числе в качестве составляющей Стратегического плана по управлению информацией, который, в свою очередь, должен входить в состав плановой документации предприятия)