Набор инструментов для управления проектами - стр. 110

Описание содержания[17] представляет собой письменное изложение целей, этапов и продуктов проекта (рис. 5.5). Описание содержания отвечает на вопрос, имеющий основополагающе значение: «Что мы производим в данном проекте?» Это позволяет оценить желаемый результат и составить базовый план содержания, которому необходимо следовать при выполнении всех работ проекта. В известном смысле базовый план содержания можно сравнить с границами проекта – он говорит о том, что выход за границы не допускается без санкции руководителя и что все, находящееся в этих границах, представляет собой пространство решений, в котором разрешается действовать команде проекта. Хотя существует множество версий описания содержания, формат, представленный ниже, основан на утверждении, что проект – это бизнес-предприятие.

Фундаментальное положение, лежащее в основе описания содержания, состоит в том, что такое описание должно обеспечивать максимальную сопротивляемость изменениям (см. врезку «Новаторские способы разработки устойчивого к изменениям описания содержания»). Это положение не обязано согласовываться с контролем изменений, осуществляемым посредством таких систем управления изменениями, как план контроля изменений и контроль содержания. Напротив, оно имеет совсем другую природу, поскольку основывается на совокупности принципов, усвоенных в ходе выполнения проектов разработки новых продуктов, – принципов, которые позволяют минимизировать влияние изменений со стороны окружения на содержание проекта. Такие принципы могут помочь и при выполнении проектов, не связанных с созданием новых продуктов.

Сбор исходной информации. Качество описания содержания во многом зависит от качества исходной информации. В частности, при разработке полноценного описания особенно важны:

• голос заказчика;

• устав проекта;

• SWOT-анализ проекта.

Причина существования проекта – нужды заказчика. Признавая этот факт, мы в предыдущих главах рассмотрели несколько инструментов, позволяющих услышать голос клиента, понять его потребности и включить их в проект. Если вы подготовили для своего проекта тот или иной инструмент, самое время задействовать его при составлении описания содержания. Контрольные списки требований клиента нужно использовать совместно с инструментами работы с голосом заказчика.

Рис. 5.5. Простой пример описания содержания

Возможно, при разработке устава также использовались инструменты. Как документ, авторизующий проект, устав должен был опираться на бизнес-нужды и цели, ради которых инициирован проект. Эти бизнес-нужды и цели крайне важны для описания содержания, в частности для тех его элементов, которые определяют бизнес-цель и задачи проекта. Кроме того, устав, вероятно, уже включает в себя предварительное описание продукта проекта, сведения о дальнейшей детализации продукта, соответствующие результаты, контрольные события и цели. Еще один источник информации – SWOT-анализ проекта. Очевидно, что описание содержания и его логика должны учитывать данные о сильных и слабых сторонах, благоприятных возможностях и угрозах проекта, полученные в ходе анализа разрывов. Прежде чем приступить к определению содержания проекта, подумайте, не разумнее ли описывать содержание параллельно с разработкой СДР: такой подход позволяет достичь согласования ответов на вопросы «Что мы производим в данном проекте?» (содержание) и «Как мы это производим?» (СДР).