Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице - стр. 33
Пример из практики. Менеджер по закупкам уведомил склад, что ожидается приход машины со спортивным оборудованием. Предоставил перечень мест, среди которых числился «тренажер комплексн. – 1 шт.». Он забыл сообщить, что это был негабаритный тренажер, сделанный под заказ, имеющий высоту около 2 м и ширину более 1 м. Когда груз прибыл, выяснилось, что нет подходящей складской тележки и погрузчика, чтобы можно было этот тренажер снять с машины. Двое грузчиков, которые принимали машину, не смогли его снять вручную. Более двух часов машина стояла на разгрузке (хотя обычно норма разгрузки была не более 30 минут), так как пришлось искать людей для снятия этого тренажера. Это время транспортная компания оформила как простой машины по вине компании – приемщика груза.
Инструмент: график поставок, счет-фактура (инвойс, счет).
Пример: план поставок, подаваемый менеджером по закупкам для склада (план поставок сформирован на основании данных от отдела логистики, после всех согласований путей транспортировки), – табл. 2.4.
Таблица 2.4. План поставок для склада
Шаг 8. Контроль за оформлением и выпуском товара со склада поставщика
Итак, товар заказан, подтвержден, упакован и готов к выходу. По сути, остальная работа по транспортировке передана в другие подразделения компании. Менеджер по закупкам свою работу по подготовке заказа выполнил. Но есть золотое правило логистики: груз не получен до тех пор, пока груз не получен. Иными словами, закупщик не должен расслабляться, пока «его» товар не ляжет на склад.
Необходим контроль за отгрузкой товара – на практике бывает, что именно в момент загрузки происходят неприятные неожиданности (машина пришла, но не на тот склад, или пришла машина, но она имеет не те номера, что указаны в транспортных документах, часть груза не входит в контейнер, отсутствует необходимый сертификат, при погрузке упала палета и груз пострадал… и т. д.).
Отгрузка – один из самых ответственных моментов в цепочке поставки. Все неожиданности имеют, как правило, единые последствия для закупщика: груз не выйдет вовремя и/или не в полном объеме. Эти задержки могут существенно повлиять на заказ следующего товара и на скорость оформления нового заказа.
В случае нормальной отгрузки менеджер по закупкам получает копии товарно-транспортных накладных и на их основании вносит предварительные данные в информационную систему об ожидаемой поставке. До момента выхода груза мы не рекомендуем вносить эти данные, так как велика вероятность задержки с отгрузкой и изменения состава заказа – придется потом переделывать.