Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице - стр. 28
Определение страхового запаса по каждой позиции (т. е. постоянной, неприкосновенной части запасов, предназначенной для непрерывного снабжения компании в случае сбоев в поставке или непредвиденного возрастания спроса). Рассчитывается по формуле «предполагаемое время задержки поставки × средний дневной спрос».
Определение точки заказа (иногда ее называют точкой перезаказа) – нижней границы товарного запаса, при достижении которой необходимо организовать очередной заказ. Рассчитывается по формуле «средний дневной спрос × подготовительный период на поставку товара + страховой запас».
Формула оптимального заказа (формула Уилсона (или Вильсона)) помогает найти оптимальное для заказа количество товара, при котором издержки на его поставку и хранение минимальны. Это называется «экономически обоснованный заказ» (ЭОЗ).
Чтобы рассчитать ЭОЗ, нужно знать издержки пополнения заказа, издержки хранения, ежедневный спрос, стоимость единицы товара в закупочных ценах и общее количество дней, когда товар находится в продаже, за год.
Следует сказать еще вот о чем, применяя те или иные формулы на практике. Все математические методы прогнозов и расчетов справедливы в первую очередь для товаров со стабильным спросом, так как одна из основных переменных во многих уравнениях – это «спрос». А на спрос влияет поведение покупателей, поставщиков, наличие или отсутствие товаров-заменителей, конкуренты и их активность, квалификация продавцов и отношение их к продаваемому товару, выкладка, цена, этапы жизненного цикла и еще многое другое (наличие парковки, погода, реклама и т. д.). Поэтому никакая формула не заменит опыт и квалификацию закупщика и его способность принимать решения на основе многих данных.
Шаг 4. Подготовка и оформление заявки на товар поставщику
На основании всех вышеизложенных инструментов менеджер по закупкам оформляет собственно заказ или заявку на поставку.
Инструмент: заказ, база данных по поставщику, реже – электронный заказ.
Форма заявки может быть любой: устной – в случае простого заказа однотипного товара, который уже давно поставляется и не требует никаких дополнительных согласований с поставщиком («Поставьте, пожалуйста, десять упаковок товара Х, артикул такой-то»); письменной – в электронной форме (опять же форма заявки произвольная – простое перечисление позиций или бланк-заявка по согласованной с поставщиком форме). Каждая компания вырабатывает ту форму заказа, которая ей удобнее. Письменная форма предпочтительнее, так как дает возможность сверить затем подтверждение с самой заявкой и проверить, те ли позиции и в том ли количестве нам будут поставлены.