Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице - стр. 30
С помощью электронного обмена данными (EDI) работают:
розничные сети: «Ашан», «Лента», «Метро», «Перекресток», «Седьмой континент», «Аптека 36,6», X5 Retail Group и другие сети;
производители: «Бритиш Американ Тобакко», «Быстрофф», «Колгейт-Пал-молив», «Кока-Кола», «Жилетт», «Клорокс», «Джонсон & Джонсон», «Марс», «Нестле», «Проктер & Гембл», «Юнилевер», «Вела», «Вимм-Билль-Данн».
Источник: сайт www.ecr-russia.ru
Шаг 5. Получение подтверждения от поставщика на поставку товара
Сверка заказа с подтверждением, выставление счета-фактуры
Поставщик подтверждает заказ к поставке, высылая подтверждение. Задача менеджера на этом этапе – сверить подтвержденное и заказанное количество и номенклатуру товара. Если заказ был заранее рассчитан, то сверка не займет много времени. В противном случае придется перепроверять каждую товарную позицию и пересчитывать (что обидно, так как часто – только на калькуляторе) сумму и количество товара. Если этого не сделать, то существует вероятность ошибки у поставщика (характерно, что ошибка, как правило, бывает не в пользу того, кто делал заказ) – расхождение в номенклатуре, цене и/или количестве товара.
Если на этом этапе требуется корректировка заказа, она происходит по инициативе закупщика.
Если корректировки не требуется, то заказ считается принятым и готовится к поставке.
На основании подтверждения выставляется счет[6] (счет-фактура, инвойс или проформа-инвойс – зависит от типа поставки), который и будет являться официальным документом и на основании которого будет производиться оплата заказа. По нему затем будут формироваться все документы по приему товара, вноситься предварительные данные в информационную систему.
Инструмент: подтверждение или счет поставщика, сертификаты.
Обязательное требование – только письменная форма. Устные подтверждения («Да, мы вышлем вам партию, как вы заказывали, – ровно 50 упаковок шампуня марки “X”) приниматься не должны. Как известно, слова – не документ, на них нельзя ссылаться в случае разногласий или проблемных ситуаций.
На этом же этапе менеджер по закупкам обязан проконтролировать или обеспечить наличие всех необходимых для поставки сертификатов.
Инвойс (англ. invoice) – в международной коммерческой практике документ, предоставляемый продавцом покупателю и содержащий перечень товаров, их количество и цену, по которой они будут поставлены покупателю, формальные особенности товара (цвет, вес и т. д.), условия поставки и сведения об отправителе и получателе. Выписка инвойса свидетельствует о том, что у покупателя появляется обязанность оплаты товара в соответствии с указанными условиями.