Управление проектами. Быстрый старт - стр. 31
Однако необходимо помнить правило из главы 1: инструмент полезен только тогда, когда им умеешь пользоваться. Запишитесь на специальные курсы, чтобы извлечь максимум выгоды из вашего органайзера.
Используйте единый инструмент для организации всех встреч, дел и контактов. Разместите деловую и личную информацию не в двух органайзерах, а в одном, чтобы при планировании не возникало накладок.
Главное правило этой главы – использовать только один инструмент! Одна моя знакомая менеджер одновременно пользовалась тремя органайзерами. Это сводило ее с ума, потому что она никогда не знала, где ей нужно быть в следующий момент. Один органайзер предназначался только для встреч, дел и заметок по определенному проекту. Другой – для общих задач управления компанией (контрольный вопрос: в организации какого типа она работает?). А третий она использовала только для личных дел! Можно только вообразить, что происходило, когда наступала ее очередь забирать детей с тренировки по футболу (дело, записанное в органайзере номер три), а ей нужно было бежать на собрание по проекту, назначенное на это же время (записано в органайзере номер один). Фиксируйте все встречи и дела в одном органайзере. Если вы пользуетесь электронным инструментом, таким как Microsoft Outlook, при желании личные дела можно маркировать отдельно, и они будут скрыты от посторонних глаз.
Существует множество курсов и книг по распределению и планированию времени. Я лично советую вам пройти курс по управлению временем, даже если вы считаете, что прекрасно справляетесь с этим вопросом. Там вы непременно получите полезные рекомендации и советы, которые повысят вашу профессиональную квалификацию.
Определение приоритетов
Распределение времени в соответствии с важностью и срочностью задачи, которую необходимо решить, поможет сосредоточиться на нужных вопросах. Большинство приоритетов распределяются по четырем зонам. Я называю их пожарная зона, зона планирования, зона простоя, зона поиска новой работы. Рассмотрим каждую из них подробнее.
Пожарная зона
Пожар должен быть ликвидирован немедленно, иначе проблема только усугубится. Нужно отложить остальные дела и сосредоточить все усилия на решении неожиданных проблем. Чаще всего в этой зоне возникают аварийные ситуации, незапланированные риски, коммерческие или служебные помехи. Как правило, менеджеры стараются максимально сократить свое пребывание в этой зоне, так как она съедает все время понапрасну. Этого можно добиться, дольше оставаясь в зоне планирования.
Зона планирования
Каждый новый день добавляет новые задачи к тем, которые не удалось выполнить вчера. Несколько минут, потраченных каждое утро на определение неотложных дел и составление списка их приоритетности, помогут задать тон целого дня. Чтобы определить приоритеты, задайте себе вопрос: «Что сегодня нужно сделать обязательно?» По возможности, поручите дела, которые не требуют вашего личного участия, другим членам проектной группы. Планирование позволяет осуществлять контроль над собой. Эту зону лучше рассматривать не как пожарную, а как антисейсмическую: важно создать надежную структуру, но, к счастью, эта структура в данный момент не находится под прямой угрозой. Если уделять планированию особое внимание, вы вряд ли окажетесь в пожарной зоне. Также важно постоянно пересматривать список дел и приоритетов. То, что сегодня казалось жизненно важным и неотложным, с течением времени может переместиться в самый конец списка.