Управление проектами. Быстрый старт - стр. 30

Так как же регулировать всю эту проектную информацию и выделять важные сообщения и проблемы в течение дня? Некоторые основные организационные методы дадут вам нужное направление мыслей. Помните, в главе 1 «Строительство фундамента» мы обсуждали различные способы сбора информации с использованием журнала проекта или интранета компании? Это и есть один из организационных методов, который можно непосредственно применять для любой проектной документации. Осуществление всей канцелярско-бумажной работы в одном месте почти автоматически организует проектную деятельность (конечно, при условии, что вся информация действительно будет размещена в журнале или в соответствующих папках на сервере). В последующих главах мы поработаем с журналом проекта, включая его содержание и способы внесения информации. Этот метод, конечно, упорядочит проектную документацию, но что делать с распределением времени и всеми этими электронными сообщениями, голосовой почтой (автоответчиком), постоянными вмешательствами извне? Я перечислил всего лишь несколько проблем, возникающих по ходу дела.

Организация работы – тема, охватывающая многие аспекты, включая планирование времени, определение приоритетов и информацию. Рассмотрим некоторые методы работы в каждой из областей.

Сколько раз в конце дня вы удивлялись: «На что ушло время?» Вы смотрите на часы: 17:15, но чувствуете, что не сделали практически ничего. Если для вас такая ситуация типична, это означает, что день управляет вами, а не наоборот, как должно быть.

Каждый из нас получает только 24 ч для выполнения задач на данный день. Однако некоторым за этот срок удается сделать в два раза больше работы, чем всем остальным. Но в их распоряжении не больше времени, чем у других. Как им это удается? Они добиваются этого при помощи правильного распределения времени. Распределение времени – это процесс контроля приоритетов в течение определенного периода. Звучит достаточно банально, но это так и есть. Все начинается со сверки календаря и составления списка дел на каждый день. Уже только эти два действия могут значительно снизить возможность выхода рабочего дня из-под контроля. Я обнаружила, что список дел на текущий день помогает мне определить приоритеты и дела, которым стоит уделить особое внимание.

В продаже имеются несколько инструментов организации времени. Как минимум они включают календарь, список дел, ежедневник, список контактов. Эти органайзеры можно приобрести в печатном или электронном формате. Я предпочитаю электронные версии, которые позволяют не только держать список деловых встреч, текущих дел и контактов в одном месте, но и постоянно иметь при себе последний вариант текущего отчета по проекту, важную проектную информацию, подробно разработанный план проекта. Если на встрече по другой теме у кого-то возникнет вопрос по проекту, вся последняя информация у меня под рукой.