Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики - стр. 47
На наш взгляд, по мере развития электронного документооборота традиционная делопроизводственная трактовка понятия «документооборот» требует некоторого уточнения, и шаги в этом направлении уже сделаны в важнейших регламентирующих документах.
В «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» под электронным документооборотом понимается «документооборот с применением информационной системы» [35, 42]. Определение информационной системы как совокупности содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств дано в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». При этом под информационными технологиями в указанном законе понимаются «процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов» [6, статья 2].
Система электронного документооборота в «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» сначала определялась как «информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним» [35]. В действующей редакции Правил определение системы электронного документооборота несколько изменено – это «автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов» [42].
Обратим внимание на то, что в условиях применения современных информационных технологий может не происходить движение (перемещение) документа в обычном понимании, поскольку сам электронный документ может находиться на сервере, в базе данных. При этом пользователи системы электронного документооборота могут обращаться к документу (получают доступ к нему) в процессе своей работы [119, с. 40].
Как видим, в приведенных выше определениях системы электронного документооборота [35, 42] речь уже не идет непосредственно о «движении документов в организации». Современные системы электронного документооборота (как отмечено нами в 1 главе), по сути, представляют собой среду существования и обращения электронных документов, иными словами, среду, в которой осуществляется жизненный цикл документа. Тем не менее, в современных программных продуктах, используемых для систем электронного документооборота, могут использоваться средства визуализации «движения» документа, отражающие последовательность принятия решений и исполнения документа руководителями и исполнителями (например, в виде «дерева поручений»).