Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики - стр. 48
В определении системы электронного документооборота в новой редакции «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» [42] отсутствует упоминание о «включении документов в систему» и нет ссылки на возможность ее взаимодействия с другими информационными системами. На наш взгляд, это несколько ограничивает характеристику системы электронного документооборота и сужает задачи ее применения, в том числе в рамках межведомственного электронного документооборота.
Кроме того, при ограничении процесса документооборота рамками одной организации без внимания остаются вопросы движения документов от момента их отправки из одной организации до момента их получения другой организацией. Между тем именно эта сфера обращения документов (в силу ее важности для решения задач информационного общества) в условиях применения современных информационных технологий становится исключительно важной и требует специального регулирования. На наш взгляд, важно различать внутренний и внешний электронный документооборот, особенности осуществления которого рассматриваются в последующих главах книги.
Отметим, что понятия внутреннего и внешнего электронного документооборота впервые были использованы и обоснованы автором настоящей книги в 2003 г. [113]. Этот подход был воспринят специалистами в области электронного документооборота и в настоящее время получил практическую реализацию при разработке ряда программных продуктов для создания СЭД, нашел отражение в функциональных требованиях к этим системам. К этому добавим, что применительно к внутреннему и внешнему электронному документообороту по-разному решаются вопросы аутентификации и обеспечения информационной безопасности и защиты информации.
В качестве подтверждения необходимости учитывать обращение электронных документов не только в рамках организации, но и за ее пределами, в том числе в контексте решения задач обеспечения юридической значимости применения электронных документов, обратим внимание на то, что еще с начала 2000-х гг. усилилось внимание к содержанию понятия «документооборот» со стороны исследователей правовых аспектов электронного документооборота.
Необходимость решения правовых проблем организации документооборота, в том числе электронного, между органами государственной власти, местного самоуправления и иными субъектами обосновывается в работах И.Л. Бачило, Н.И. Соловяненко, других правоведов (например, [91, 92, 209, 214]). В частности, исследователь гражданско-правовых аспектов документооборота Е.А. Шелепина рассматривает электронный документооборот в сфере взаимодействия субъектов предпринимательской деятельности как «совершение юридически значимых действий путем обмена электронными документами с использованием электронных средств связи» [228, с. 12].