Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики - стр. 46

– прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;

– следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью; каждое перемещение документа должно быть оправданным;

– необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документа;

– в порядке прохождения и обработки основных категорий документов следует добиваться максимального единообразия.

Несомненно, указанные базовые положения явились важными ориентирами в совершенствовании делопроизводства и документооборота на долгие годы. Научно-методические разработки в области организационного проектирования, внедрения средств механизации и начала применения автоматизации управленческого труда и делопроизводства также опирались именно на эту трактовку документооборота [150, 210].

В частности, в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), подготовленных в конце 1980-х гг., было записано, что движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образует документооборот организации, при этом порядок движения (прохождения) документов закрепляется в соответствующих схемах. Предусматривалось, что «при функционировании автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники» [85, с. 25].

Определение документооборота как движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки закрепилось в терминологических стандартах в области делопроизводства и архивного дела (например, [64, 70]), а также в регламентирующих документах в этой области (например, [86]). Лишь с некоторыми изменениями это определение вошло в «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», где записано, что документооборот – это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки» [27]. При этом в последнем терминологическом стандарте [70] упоминание о помещении документа в дело как завершении документооборота снова отсутствует.

Итак, в традиционном понимании (применительно к бумажному делопроизводству) завершением цикла документооборота считается фактическое исполнение документов, после чего происходит их оформление в дело и (или) отправка внешнему корреспонденту, а сам процесс документооборота ограничивается рамками одной организации.