Развитие бизнеса: первые три года работы - стр. 17
У многих разработчиков блок работы с клиентами выделен отдельно и называется CRM-блоком. В некоторых случаях можно достаточно долго работать с заказчиками только на этом блоке – экономия средств существенная. Часто возможна увязка работы блоков одной программы с блоками другой. Например, бухгалтерия работает с 1С, а CRM-блок – в другой программе. Взаимосвязь осуществляется так, что данные не конфликтуют и не дублируются. Но автоматически этого добиться нельзя, необходимо внедрение.
Что еще, кроме единого информационного пространства организации, вы получаете с внедрением такой системы? Тот самый безбумажный документооборот. Я лично видел пример такой работы (внедрить пока не успел). Все оригиналы в организации фиксируются, сканируются, хранятся в утвержденном отделе.
Копия доступна только в электронном виде. Так как отсканирована она в формате изображения, а не текста, то внести изменения невозможно, только просмотреть. В результате всем, кому необходимо, документ доступен и нигде не болтаются копии. Организация производственная и цикл по договорам достаточно длинный, при этом все исполнители, этапы и действия отражены в электронном реестре, более подробном и информативном, чем бумажный. Все распоряжения, указания, приказы, назначения проходят по информационному блоку со своим реестром. Информация в любом случае дойдет до адресата. Мне очень понравилось. Здесь многое зависит от возможностей сервера и надежности хранения информации, иначе из-за какого-либо сбоя теряете все данные по фирме.
Единое информационное пространство позволяет решить очень важную проблему – получение сводной картины по состоянию дел в организации в режиме реального времени. Ваше программное обеспечение должно позволять выводить отчет о работе на текущий момент времени либо на любую прошедшую дату. Данные могут быть обо всем – финансах, отгрузках, состоянию дел по договорам отгрузки, поставки, производству. Это могут быть отдельные отчеты по каждому виду работ либо сводные отчеты. Кроме того, если в вашей структуре есть или планируется несколько организаций, например одна на опт, другая на розницу, система должна выдавать сводный отчет по всем вашим фирмам. В этом случае вы существенно экономите время и, что еще более важно, получаете неискаженную исполнителями картину о состоянии дел. Такую функцию, реализованную в большинстве электронных систем, сейчас активно продвигает 1С: 8.0.
Должен отметить, что процесс внедрения любой информационной системы непрост и недешев. Чем больше и сложнее организация, тем больше времени необходимо на предварительную подготовку. Она включает в себя описание всех имеющихся бизнес-процессов, информационных связей внутри организации, предполагаемого развития. На основе полученной информации составляется техническое задание, и только после этого имеющийся типовой продукт подгоняется под требования вашего предприятия. Затем обычно полученная версия ставится на несколько рабочих мест, производится тестирование и отладка имеющихся нестыковок. Как только в целом система становится работоспособной, ее необходимо одномоментно запускать во всей организации. Категорически недопустима работа одновременно в старой системе (системах) и в новой, не доводите сотрудников до шизофрении. В организации со сложной, давно сложившейся структурой весь процесс от принятия решения до полноценной работы в новой системе может занимать до двух лет. Денег уходит очень много. Поэтому, если удастся с самого начала уйти от «кусочной» автоматизации, это позволит в дальнейшем сэкономить массу времени, нервов, своих и сотрудников, денег и повысит конкурентоспособность организации.