Развитие бизнеса: первые три года работы - стр. 15

Приведенная система вполне работоспособна. Она проста, наглядна, не требует вложений и обучения персонала. Пока она не станет тормозом вашего развития, менять ее не обязательно. Для организаций, изначально ориентированных на большое количество заказчиков, проработку электронного документооборота затягивать не следует.

Если вы работаете с учетом НДС, то в реестре должен быть заведенный порядок по внесению сумм с учетом НДС или без учета НДС. Менять порядок нельзя. Лучше заводить суммы без НДС, и все в вашей организации, и вы в первую очередь, должны оперировать с суммами отгрузок без НДС. Я об этом уже упоминал в первой книге и буду периодически возвращаться к этой теме. НДС – это налог, деньги государства. Осталось что-то у вас – хорошо, но не раздувайте искусственно ваш оборот на 18 %. Знать и учитывать НДС необходимо, так как, возможно, получать и платить вы будете с учетом НДС, но в свои достижения его не включайте. Как считается НДС, было рассмотрено в книге «Организация бизнеса с нуля. Советы практика».

При электронном документообороте рассмотренная нами схема имела бы следующие отличия:

1. Допустим, подписан договор поставки. В нем отражены условия поставки, ассортимент, цены, дата, суммы, штрафные санкции (еще раз напоминаю, что услуги мы тоже включаем в понятие «поставки» и «отгрузки»). Есть оригинал договора.

2. Предположим, что по вашей схеме движения документов оригинал договора должен находиться в папке «Договоры выставляемые (исходящие, выполняемые, на услуги, как хотите называйте)» и хранится она у бухгалтера.

3. При этом договор должен быть зарегистрирован в каком-либо реестре как подписанный. До этого места все происходит так же, как и с бумажным реестром. Теперь появилось первое отличие – регистрацию проводим в электронном реестре.

4. Далее по этому договору должны быть получены деньги, либо должна быть выполнена отгрузка, а после, в оговоренный срок, поступят деньги. Это тоже должно где-то отражаться. Запись делается в электронном реестре.

5. При этом непосредственному исполнителю по договору необходим дубликат договора для контроля ситуации. Вы должны быть уверены, что он точно получит копию договора и информацию о поступлении денег, а бухгалтер – сведения об осуществлении отгрузки по договору. Дубликат доступен в отсканированном виде в графическом формате (не текстовом!) и защищен от редактирования. Бухгалтер отражает поступление денег по договору. Внесение в реестр происходит автоматически по связи с бухгалтерским блоком либо вручную.

6. Когда по договору все выполнено – отгрузка полностью проведена, деньги получены, решены спорные вопросы, – договор считается закрытым. Об этом делается еще одна пометка в реестре, чтобы больше не отвлекаться на этот договор.