Деловые коммуникации - стр. 22

Внешний информационный поток – это информация, поступающая в фирму (предприятие, учреждение) извне и уходящая из фирмы вовне. Внешние информационные потоки имеют ряд особенностей: их почти невозможно контролировать; внешний информационный поток почти не поддается сознательному регулированию.

К средствам коммуникации направленных на внешнюю среду относятся:

• отчеты в письменной форме (баланс в налоговую инспекцию, отчеты и сведения в другие органы государственной власти, общественные и иные организации);

• доклады в письменной и устной форме вышестоящему начальству (органам), коллегам, представителям общественных организаций;

• реклама и рекламные материалы;

• всякого рода инструкции, рекомендации, советы по пользованию производимым организацией товаром;

• все то, что используется организацией для реализации концепции «паблик рилейшнз»;

• ответы на поступающие извне запросы [6, с. 919].

Рис. 2.3. Коммуникационные потоки организации

Применительно к направленности коммуникационного процесса на внутреннюю среду выделяют такие средства коммуникации, как: совещания; собрания; служебные записки; инструкции; телефонные переговоры; отчеты; беседы, в том числе неформальные и т. п.

Канал коммуникации – специальный маршрут или технология, используется для передачи сообщения получателю. Каналы коммуникаций в организации делятся на формальные и неформальные. Неформальные – это те, которые выходят за пределы организации и не совпадают с официально установленными. Формальные каналы установлены административно в соответствии с должностной организационной структурой и связывают людей по вертикали и горизонтали внутри трудового коллектива. В организациях всегда существует некий баланс формальных и неформальных информационных потоков с превалированием то одного, то другого. В передовых фирмах неформальным контактам менеджеров с рядовыми членами коллектива придается исключительное значение.

Формальные каналы коммуникаций подразделяются на вертикальные и горизонтальные каналы коммуникаций. Вертикальные каналы коммуникаций в свою очередь подразделяются на нисходящие и восходящие каналы коммуникаций. Коммуникативные каналы в организации представлены на рис. 2.4.

Рис. 2.4. Коммуникативные каналы в организации

Вертикальные каналы коммуникаций – каналы, связывающие разные управленческие уровни в организации. Нисходящие каналы коммуникаций, представляют собой потоки от директора к подчиненным, от тех, кто разрабатывает политику, к исполняющему персоналу. Вертикальная коммуникация сверху вниз включает письменные и устные методы.