Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице - стр. 44

Так как все движение товаров требует периодических ревизий и постоянного контроля, то отдел ОУ тесно взаимодействует с подразделением компании, ведущим учет и контроль денежных и информационных потоков (это может быть контрольно-ревизионный отдел КРО или – реже – бухгалтерия или финансовая служба).

Основные функции отдела оперативного учета. 

✓ Оформление приходных накладных на товары в информационной системе.

✓ Ведение внутренней документации (акты излишков, недостачи, пересортицы, перемещения на другие склады компании).

✓ Введение новых товарных позиций и закупочных цен в информационную систему.

✓ Расчет закупочных цен после получения информации от отдела закупок.

✓ Подготовка и проводка результатов промежуточных и плановых инвентаризаций.

✓ Ведение и контроль товарооборота на всех складах компании в информационной системе при приходовании прямых поставок на эти склады.

✓ Контроль, координация и консультирование сотрудниками ООУ ведения всех складов в магазинах и филиалах компании.

✓ Выборочный контроль и консультирование по правильности выписки счетов всеми подразделениями компании.

✓ Предоставление отчетной информации по остаткам, ценам, товародвижению и другим данным руководству отдела закупок, руководителю контрольно-ревизионной службы и другим контролирующим подразделениям компании по запросу.

Контроль за работой этого отдела необходимо осуществлять именно отделу закупок как звену, ответственному за ассортиментную и товарную политику в компании. Поэтому правильно отдел ОУ подчинить напрямую отделу закупок. Руководитель отдела закупок должен контролировать (и нести ответственность, конечно) за правильность внесения сотрудником ОУ всех данных в информационную систему (и в части нового товара, и в части правильности выписки накладных и составления актов по перемещению товара), за скорость обработки данных (по составлению отчетов или внесению данных по итогам инвентаризаций).

По сути, операционист отдела ОУ становится помощником для закупщика, его правой рукой по введению товаров в систему. Он также осуществляет связь между закупками и складами компании – часто именно он является «представителем» закупок на складе, решая в рамках своих полномочий мелкие вопросы по товару.