Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице - стр. 24
Как правило, результатом такой работы является договор или контракт с поставщиком.
Образец договора с поставщиком представлен в главе 5.
В случае повторной или регулярной поставки
Поставщик получает от компании заявку на товар согласно действующим договоренностям с поставщиком и заранее согласованным коммерческим условиям.
Инструменты: база данных на товар, предоставленные поставщиком каталоги товара. Эти инструменты нужны для того, чтобы собрать и структурировать информацию о товаре. У компании нет другого источника информации о товаре, кроме той, которую предоставляет поставщик. На этом этапе важно выяснить все, что влияет на поставку и продажу товара: наличие инструкций на русском языке, сертификатов, гарантий, данные об упаковке, сроки подтверждения и отправки заказа, рекламная поддержка и POS-материалы, минимальная партия, комплектность, возможность и особенность транспортировки и таможенного оформления. Многие из этих данных могут стать предметом переговоров с поставщиками, о чем также будет сказано в главе 5.
База данных – один из важнейших инструментов, который часто недооценивают. Рассмотрим его подробнее.
База данных – это внутренний документ в электронном виде (чаще всего оформленный в таблице Excel), куда менеджер по закупке заносит всю информацию о товаре поставщика, ценах, скидках (всех возможных, полученных и неполученных), характеристиках, упаковке, комплектности, сроках годности и т. д. Важно: база – это личный рабочий инструмент менеджера. Но для всех менеджеров по закупкам в отделе должно быть соблюдено правило: база данных каждого менеджера должна быть оформлена: а) по единому принципу; б) понятно для его начальника или для сотрудника, который может занять его место, если этот менеджер вдруг уволится.
Так как все товары и поставщики разные, абсолютно одинаково базы у разных менеджеров сделаны быть не могут, но необходимо определить, какая именно информация (цена, скидки, упаковка и т. д.) и в каком порядке в базу заносится.
Этот документ появляется, когда работа с поставщиком приобретает регулярный характер, так как составление и ведение базы данных требуют времени. Зачем же менеджер должен тратить свое драгоценное время? Отвечаем: невозможно держать в голове информацию обо всей номенклатуре, которую поставщик может предложить в качестве ассортимента, невозможно помнить все закупочные цены и контролировать их, уповая только на свою память. Единожды затратив время на внесение товара в базу, затем экономим много времени при составлении каждого заказа и текущей оперативной работе с товаром. Используя эту информацию в максимально удобном для себя виде, менеджер может рассчитать предварительную стоимость заказа, увидеть величину скидки за заказ, увидеть соотношение ассортимента поставщика, дать оперативную информацию своим коллегам в случае запроса на тот или иной товар и т. д.