Управление проектами. Быстрый старт - стр. 52

Какой бы ни была причина возникновения проекта – коммерческая необходимость или потребительский спрос, убедитесь, что вы осознаете его приоритетность и место в стратегических планах компании. К сожалению, большинство организаций не имеет установленной практики отбора и определения приоритетности проектов. «Кто-то» принимает решение о том, что данный проект имеет преимущественное значение и следует немедленно приступить к его реализации, которая продолжается до того момента, когда появляется другой «кто-то» (иногда даже тот же самый «кто-то») и приказывает бросить все, так как новый проект имеет наивысший приоритет. Через некоторое время возвращается первый «кто-то» и спрашивает, как продвигается его проект. Вы вскакиваете, вытаращив на него глаза, потому что даже не находите, что сказать. В конце концов, вы берете себя в руки и сообщаете, что в данный момент работаете над другим, более важным проектом. Если в вашей организации отсутствует формальный процесс отбора и определения приоритетности проектов, я гарантирую, очень скоро вы окажетесь в подобной ситуации. Потратьте некоторое количество времени на разработку процесса и формализацию определения приоритетности проекта, для того чтобы не работать над бесполезным проектом.

Вернемся в начало главы к проекту по профилированию потребителей, запрошенному вице-президентом по продажам. В данной организации проекты проходят двухэтапный процесс утверждения. На первом этапе проект в форме заявки или концептуальной документации по проекту, аналогичной представленной на рисунке, подается на рассмотрение в отборочный комитет.

На первой странице документации содержится общая информация о проекте, включая задачи проекта и общий обзор, чтобы члены отборочного комитета могли принять решение о начале проекта и определить его место в ряду других проектов организации. На втором этапе производятся анализ и определение приоритетности проекта. Этот процесс происходит до начала фактической работы над проектом.

Концептуальная документация по проекту является первым шаблоном, который мы рассмотрим в ходе обсуждения процесса инициации. В шаблон можно внести свои изменения с учетом задач конкретной организации. Но следует учитывать, что в этом документе приводится только информация первого порядка. Цель документа заключается в том, чтобы отразить определенный набор фактов, достаточных для инициации проекта и определения его результативности. Подробные характеристики и описание задач потребуются позже при разработке устава и описания содержания проекта. Объем документа не должен превышать двух страниц, поэтому не позволяйте запрашивающей стороне слишком вдаваться в подробности при составлении концептуальной документации – ведь пока неизвестно, утвердит отборочный комитет этот проект или нет. Концептуальный документ должен содержать информацию, оптимальную для принятия положительного или отрицательного решения, но не следует приводить здесь все подробности по каждому проектному требованию. В ходе процесса планирования создаются другие документы, где подробно описываются все детали проекта, включая ожидаемые результаты, требования и т. п. Форма концептуальной документации по проекту должна включать следующие основные элементы: