Управление проектами. Быстрый старт - стр. 34
Электронная почта – уникальный инструмент, обладающий многими полезными функциями, которые можно использовать в следующих проектах. Большинство систем электронной почты позволяют создавать личные папки. Я рекомендую создать отдельную папку для конкретного проекта, может быть, даже с серией нижележащих папок внутри для хранения электронной корреспонденции из различных источников, например для переписки с поставщиками, членами проектной группы, потребителями и т. д. Используйте функциональные возможности системы электронной почты для обработки всего объема получаемых электронных сообщений. Например, можно задать критерии, по которым важные письма будут автоматически перемещаться в особую папку, а «макулатура» – удаляться. Создание правил фильтрации «макулатуры» и немедленное перемещение ее в мусорную корзину сэкономит огромное количество времени. У вас не будет соблазна открыть письмо только потому, что оно попало в ваш ящик, а также не придется тратить время на удаление такого письма вручную.
Правила и критерии – очень полезный инструмент, позволяющий легко распределять сообщения по соответствующим папкам, менять цвет входящих сообщений (я, например, пометил всю корреспонденцию начальника красным цветом, чтобы ничего не упустить) или удалять то, что вас не интересует. К сожалению, невозможно установить критерии, которые могли бы подсказывать, как и когда нужно отвечать. Это вы должны решать самостоятельно, на основании самого письма, личности его автора и содержания.
Можно в течение дня выделить время для чтения электронной почты и рассылки ответов. Иногда вполне достаточно проверять почту каждые два часа, а в промежутке заниматься другими производственными вопросами. Но хочу предупредить: это довольно сложно. Если вы похожи на меня, то, увидев уведомление «новое письмо», вы тут же бросаетесь к почтовому ящику. А это и есть пустая трата времени, потому что отвлекает от основного дела, над которым вы работали в данный момент (например, проектный план или график). Вы оставляете дело, идете читать сообщение, запутываетесь в лабиринте собственных мыслей, отвечаете, потом, может быть, переживаете полученную корреспонденцию и забываете то, чем занимались, и ход своей мысли до того, как стали читать письмо. Попробуйте, может, планомерная проверка почты каждые два часа или в любой другой промежуток времени окажется эффективной для вас.
Голосовая почта
Голосовая почта – еще один потенциальный пожиратель времени. Простого способа фильтрации входящих сообщений не существует, но можно применять некоторые принципы, которые мы уже обсудили. Прослушайте сообщение один раз и отреагируйте на него. Перезвоните, передайте сообщение или удалите его.