Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики - стр. 56

При придании документу официального статуса классификация требуется для присвоения документу регистрационного номера (в соответствии с принятой в организации системой номерообразования), дополнения атрибутов документа индексами в информационной системе (в соответствии с тематическим или иными рубрикаторами).

На стадии обращения путем систематизации и классификации определяется возможность использовать типовые процедуры и процессы работы, типовые резолюции и т. п. (т. е. выполняется классификация по документопотокам).

На стадии хранения ключевой является классификация документов по срокам хранения и делам в соответствии с номенклатурой дел, выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Соответственно, современные системы электронного документооборота, обеспечивающие различные процессы работы с документами (подробнее об этом в следующем разделе настоящей главы и в главе 4), должны отражать большее разнообразие состояний ЖЦД, чем системы, главной целью которых является только хранение документов.

Высказываются разные точки зрения на то, что считать началом ЖЦД – момент придания документу официального статуса или же учитывать период его подготовки. По нашему мнению, началом ЖЦД следует считать начало работы над проектом документа, когда его версия материализуется на носителе информации, обрастая изменениями и дополнениями содержания документа (по результатам индивидуальной или совместной работы), а также рядом реквизитов, предшествующих официальному подписанию документа. Более того, в процессе управления эта стадия работы с документом (как и стадия обращения) неразрывно связана с подготовкой и принятием управленческих решений и является важнейшей частью управленческих процедур и бизнес-процессов в организации. Поэтому, на наш взгляд, оставлять эту стадию за рамками ЖЦД и процессов документооборота принципиально неверно. Кроме того, можно заметить, что существующие в настоящее время модели жизненных циклов других объектов, учитываемых в процессе управления (например, жизненный цикл организации, жизненный цикл товара, жизненный цикл информационной системы), включают в себя стадии, связанные с зарождением концепции этих объектов (см., например, [82; 138, с. 49–53; 167, с. 421–425; 204, с. 85–88]). Цикл подготовки, принятия и реализации управленческих решений (рис. 2) и соответствующие каждому этапу информационные потребности также могут рассматриваться как ориентиры при анализе жизненного цикла управленческих документов.

Необходимость учитывать этапы создания электронного документа как часть его жизненного цикла отмечается и в некоторых публикациях зарубежных специалистов. Так, высказываются предложения о целесообразности выделять в качестве самостоятельной «пренатальную» (то есть предшествующую рождению – по аналогии с биологическими объектами) стадию жизненного цикла документа [106, 248].