Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики - стр. 58

Добавим к приведенной выше схеме еще один контур: публичное обращение, связанное с опубликованием документа за пределами информационной системы, в рамках которой он был создан. Процессы обращения копий опубликованного документа протекают уже за пределами основного ЖЦД (рис. 5). Публикация документа рождает новый контур ЖЦД либо на стадии обращения (например, тиражирование его бумажных экземпляров или опубликование документа на официальном сайте государственного органа), либо на стадии хранения (например, введение в научный оборот и публикация документа, находящегося на хранении в государственном архиве). Строго говоря, может быть опубликован и проект документа (к примеру, нормативного акта), т. е. на стадии создания документа, но этот проект также должен сохраняться в установленном порядке.

К контуру публичного обращения примыкает обращение документа в целях надзора и контроля за деятельностью организации, а также в целях правоохранительной деятельности и судопроизводства. Этот контур обращения документа (на рис. 5 он отдельно не выделен, чтобы не перегружать схему) может быть отнесен к упомянутому выше «движению документа в незапрограммированном направлении». Здесь проявляется функция документа как свидетельства и доказательства. По требованию правоохранительных и судебных органов могут предоставляться не только копии (заверенные копии), но и подлинники бумажных документов с изъятием их из дел. Соответствующий практический опыт в настоящее время накапливается и в отношении электронных документов.

Рис. 5. Жизненный цикл документа с учетом его публичного обращения

Стадия хранения документа включает три фазы: оперативное хранение, хранение в архиве организации, а для документов, подлежащих длительному или постоянному хранению, – хранение в государственном или муниципальном архивах. Первые две фазы этой стадии реализуются в информационной системе (системах) организации. Третья фаза связана с перемещением документа в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Концепция ЖЦД позволяет более объемно и комплексно оценить функции документа: нет смысла противопоставлять одну функцию другой, поскольку функции документа связаны со стадиями его жизненного цикла (реализуются до стадии уничтожения). Так, функция документа как средства фиксации информации (фактов, событий) реализуется на стадии создания документа и обеспечивает возможность реализации остальных функций, которые от нее являются производными. Функция документа как доказательства связана со стадиями хранения и обращения. Функция документа как средства коммуникации в первую очередь связана со стадией обращения, а также с остальными стадиями ЖЦД.