Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики - стр. 44

На наш взгляд, дальнейшая проработка и регламентация организационно-технологических вопросов использования УЭП и УКЭП применительно к сложным схемам подготовки, согласования и подписания документов с множеством участников процесса в рамках корпоративных технологий документооборота и взаимодействия нескольких СЭД, а также в условиях применения «облачных» технологий является весьма актуальной.

Целый комплекс проблем связан с задачами долговременного хранения отдельных видов электронных документов. В этом случае срок действия ключа проверки ЭП оказывается меньше, чем требуемый срок архивного хранения официального документа. Данная проблема имеет глобальный характер. Разработка способов и технологий обеспечения долговременной сохранности официальных документов с сохранением их аутентичности и воспроизводимости является одним из ключевых направлений, связанных с использованием электронных документов в управленческой деятельности и организации их.

Таким образом, эволюция бумажных и электронных документов в сфере управления сопровождается соответствующим развитием форм и средств аутентификации документов, использованием различных видов подписи (в том числе ее электронных аналогов).

Предусмотренное современным российским законодательством использование трех видов электронной подписи (простой, усиленной и усиленной квалифицированной) позволяет дифференцированно подходить к их применению для различных задач документирования и документооборота. При этом использование УКЭП в сравнении с рукописной подписью дает новые технологические возможности удостоверения документа, включая его подписание и проверку подлинности. Принципиальное значение для использования УКЭП имеет создание доверенной среды. В целом электронную подпись следует рассматривать не только как реквизит электронного документа, но и как технологию, в основе которой лежат сложные процессы преобразования информации и соответствующая инфраструктура.

Существование управленческих документов в динамике характеризуют понятия «документооборот» и «жизненный цикл документа».

Развитию исторических форм отечественного делопроизводства и документооборота посвящен специальный раздел настоящей книги. Здесь же, на наш взгляд, важно отметить, что управленческий документооборот в понимании, близком к современному (как предмет специального анализа и регулирования), стал оформляться в конце XIX – начале XX в. одновременно с формированием менеджмента как науки и практики управления.