Тайны профессионального секретаря-референта: идеальная организация рабочего дня шефа - стр. 2

При планировании дел на неделю и месяц можно составить экран работы – большой лист бумаги, расчерченный в виде таблицы по дням, куда вносятся все предстоящие дела. Значимым для планирования дел является использование цвета в качестве носителя информации: целесообразно использовать цветовой «семафор» при раскладке документов в папки различных цветов.

Однако в практике работы секретарей-референтов и их руководителей бывает очень много дел, по которым сразу невозможно, установить сроки исполнения. Часто приходится переносить дела с одного срока на другой. Имеются такие работы, которые требуют к себе внимания в течение долгого времени. Для планирования таких работ удобнее пользоваться картотечной системой.

Техника картотечной системы несложна. Каждый вопрос фиксируется на отдельной карточке.

В картотеке целесообразно иметь три отдела. Первый отдел включает в себя 31 разделитель, на выступах которых отмечаются числа дней месяца. За каждый разделитель кладутся карточки с делами, выполнение которых запланировано на соответствующее число месяца. Во второй отдел картотеки помещают карточки с теми делами, срок выполнения которых еще не определен. В этом отделе имеется четыре разделителя:

«неделя» – сюда помещаются карточки с делами, к решению которых нужно вернуться в течение недели;

«месяц», «квартал» и «будущее» – в каждый из этих разделов помещаются записи дел с соответствующим ориентировочным сроком выполнения.

В третьем отделе хранятся карточки исполнителей со всеми сведениями (домашний адрес, телефон, график работы и т. д.).

Ежедневно, придя на работу, секретарь просматривает все карточки, лежащие за разделителем с данным числом, и группирует их в предполагаемой последовательности выполнения. Вечером карточки с записями о выполненных делах откладываются в специальный конверт на хранение, а карточки с невыполненными делами располагаются по новым датам. Просматривая карточки второго отдела, надо пытаться определить конкретные даты выполнения и, если дата определенного задания приходится на текущий месяц, эту карточку нужно переставить на соответствующее число первого отдела. Третий отдел используется как справочный.

Недостатком описанных способов является то, что в них не планируется продолжительность рабочих операций. Действенным средством планирования личной работы с отражением продолжительности каждого намеченного дела являются графики дня и недели. Сначала в графики заносят те дела, время которых заранее строго определено: начало и конец рабочей смены, время поступления корреспонденции, проведения нарядов, совещаний, время обеда и т. д. Затем вписываются мероприятия, планируемые как регулярные.