Тайны лучших секретарей-референтов: мини-курс по идеальной работе с документами - стр. 2

Отличие секретаря-референта от офис-менеджера:

Секретарь-референт – правая рука руководителя, специалист не только по секретарскому делу, но и в области деятельности фирмы, может самостоятельно принимать решения. Работа не только техническая, но и творческая, ответственная например, подготовка докладов, отчетов, выступлений руководителя, других важных документов.

Офис-менеджер – обеспечивает бесперебойную работу всего офиса, готовит презентации, переговоры, совещания, транспортное обслуживание, связь, обеспечение техникой и канцтоварами, в его обязанности может входить ведение кадровой работы (в случае отсутствия специалиста по кадрам), отвечает за чистоту помещений и за качество обедов. В подчинении у офис-менеджера могут быть сменные секретари, водители, повара, уборщицы и т. п.

Должность секретаря-референта является одной из наиболее востребованных и перспективных на рынке труда с точки зрения карьерного роста. Имидж и профессионализм компании во многом зависят от компетентности и мастерства секретаря-референта.

Для многих работа секретарем является стартовой позицией в карьерном росте (секретарь на ресепшен, секретарь, администратор, офис – менеджер, менеджер по работе с клиентами, помощник руководителя, руководитель отдела или филиала).

1. Предварительное рассмотрение письма производится секретарем сразу после вскрытия конверта. Основываясь на содержании письма, секретарь принимает решение направить документ руководителю или в структурные подразделения. При этом конверты с пометкой «лично» не вскрываются.

2. Регистрация секретарем письма. Письмо получает уникальный входящий номер. При регистрации также фиксируется дата его поступления в организацию.

3. Передача письма руководителю.

4. Рассмотрение документа руководителем, наложение им резолюции, которая отражает его решение. Направление письма исполнителю через секретаря. Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал.

5. Работа исполнителя над документом, подготовка ответа, направление руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).

6. Осуществление секретарем контроля за исполнением документа.

7. Получение секретарем от исполнителя инициативного письма и помещение его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, направление ответа адресату.

Этапы работы с исходящими документами

1. Подготовка исполнителем исходящего документа в подразделении; составление и согласование проекта документа. Проверка секретарем правильности оформления документа.