Развитие бизнеса: первые три года работы - стр. 11

О листочках хватит, они лишь малая часть проблемы работы с информацией. В культуру работы с информацией входит и обращение с документами. Все документы должны сразу подшиваться в нужную папку. Причем лучше всего прописать инструкцией по всей организации, где какие оригиналы хранятся, куда какие документы сдаются. Получили договор на оплату – куда его девать? А что делать, если кому-то нужна копия? Что делать с паспортами на продукцию и сертификатами? Как отслеживается оплата по договорам или выставленным счетам? На эти вопросы должен быть ответ.

Особое внимание следует уделить электронным системам организации документооборота. При этом, с моей точки зрения, данные бухгалтерской программы также входят в электронный документооборот. Нежелательно разделять информацию на базу данных бухгалтерии и базу данных по покупателям (клиентам). С этой точки зрения гораздо удобнее и правильнее организованы электронные системы, использующие единую базу данных для всех блоков, принятых в организации.

Прежде чем перейти к описанию блоков, нужно небольшое пояснение. Под отгрузками в вашем бизнесе мы подразумеваем отгрузки не только товаров, но также и услуг. То есть, если вы оказываете какие-либо услуги, и мы говорим, что вы произвели отгрузку, – это значит, что услуга вами оказана. При этом деньги за нее еще могли и не поступить (отсрочка платежа). Кроме этого, различают товары и материалы. Товары – то, что покупается либо производится на продажу, материалы – то, что куплено для собственного использования либо для переработки. Производство – процессы, происходящие в вашей организации и связанные с основной деятельностью предприятия. Производство есть везде. В промышленной сфере производят что-либо вещественное, в торговле и сфере услуг – нематериальное – услуги. Чаще всего под производством рассматривают только материальную сферу, но в данной работе мы будем трактовать это понятие несколько шире.

Переходим к информационным блокам. Чаще всего основные информационные блоки в организации следующие:

• Данные на клиентов – включают в себя контактную информацию, характеристику клиента по утвержденным в вашей организации (сфере деятельности) параметрам, результаты контактов, последующие действия (бездействия). При этом сами клиенты ранжируются по потенциалу, размеру, виду деятельности, ну и еще как-нибудь.

• Данные на покупателей. Покупатели – это те же самые клиенты, только совершившие покупку. Ко всей перечисленной ранее информации добавляются еще и данные на отгрузки (оказанные услуги), сделанные заявки. Информация этого блока значительно пересекается с блоком бухгалтерии и маркетинга. Здесь продавцы и маркетологи получают данные для анализа по запросам и отгрузками, а бухгалтерия проводит необходимые действия с документами. Все при деле.