Профессиональные навыки менеджера. Повышение личной и командной эффективности - стр. 36
Таблица 3.1. Примеры использования принципа Парето
3.3. Приоритеты
Зачем нужны приоритеты
Работа менеджера такова, что для достижения успеха приходится все время «крутиться», стараясь не упустить возникающие возможности и уклониться от опасностей. Поэтому у руководителя всегда множество дел, которые надо сделать срочно. Как же с этим справиться?
Прежде всего, менеджеру важно быть честным перед собой: он должен признать, что все равно на то, чтобы переделать все дела, времени не хватит. Но, скорее всего, вы сможете достичь весьма неплохих результатов, хорошо выполняя только некоторую часть дел. Поэтому стоит научиться «сортировать» дела по степени необходимости их выполнения, расставлять приоритеты. Тогда можно будет выбирать, какие именно дела стоит сделать за доступное время.
«Без приоритетов работать просто невозможно. Всегда нужно делать выбор… И нельзя смотреть на то, что это дело занимает у меня 5 минут и поэтому я сделаю его сейчас. Или это дело занимает у меня 3 часа, и поэтому я сделаю его потом. Есть проблемы, которые важны по определению, и есть проблемы, которые важны на текущий момент».
Александр Дерюгин, технический директор Компания «Скрин-сервис»
При этом обычно большинство дел «сваливается» довольно неожиданно. Как же можно найти для них время, если весь день уже забит приоритетными делами?
Если тщательно продумывать приоритеты, можно достаточно легко изменять планы под влиянием новых обстоятельств. Например, если неожиданное мероприятие вы считаете весьма важным, то вы просто высвобождаете для него время за счет отказа от относительно менее важных дел. Если у вас возник незапланированный промежуток незанятого времени, вы используете его для выполнения какого-либо приоритетного дела.
Критерии выделения приоритетов
Обычно, оценивая важность того или иного дела, мы считаем важными прежде всего те дела, которые надо сделать срочно (или «вчера»). Накопление невыполненных дел и обещаний создает проблемы у вашей компании, а также порождает лично у вас неприятные чувства. Именно с такими «срочными» делами мы стремимся разделаться в первую очередь. Но фактор срочности не должен быть единственным при написании списка дел и определении порядка их выполнения.
Опыт показывает, что выполнение (или невыполнение) многих срочных дел не сильно влияет на ваш бизнес, в то же время есть много несрочных дел, которые могут заложить основу для успеха в будущем. Поэтому, помимо срочности, необходимо учитывать, насколько то или иное дело влияет на успех бизнеса, т. е. определить и учитывать его