Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении - стр. 37

В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 7.0.8—2013 определяет его следующим образом.

Определение: заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.

Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись».

Заверительная надпись имеет следующий вид: отметку «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату заверения.

При отправке копии документа в другие организации ее необходимо заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

В соответствии со ст. 62 Трудового кодекса РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Также нормативными актами предусмотрено включение в состав личных дел работников заверенных копий приказов (распоряжений) о приеме, переводе, увольнении, а также копий некоторых других документов. Заверенные копии документов могут предъявляться при поступления на работу, в учебное заведение, для получения пенсий и пособий, наследства, денег или имущества, для приобретения недвижимости или осуществления предпринимательской деятельности.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (2002) архивные копии из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, однако это не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации. В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т. д.), если это не определено законодательными актами. Вид печати, используемой для заверения, желательно указать в приказе по организации или в разделе о печатях положения о документообороте организации.