Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении - стр. 36
Внимание! В соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2009) печать ставится на свободном от текста месте, при этом оттиск печати не захватывает личной подписи должностного лица и может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.
Внимание! Недопустимо ставить оттиск печати на чистый лист бумаги, на котором еще нет подписи должностного лица
В организации может быть разработан Перечень документов, на которых обязательно проставляется гербовая печать (приложение 14).
Перечень документов, заверяемых печатями структурных подразделений, следует оговорить в локальном распорядительном документе организации. Печать структурного подразделения – это дополнительная печать.
Запомните! Приказы и распоряжения по основной деятельности, а также письма, за исключением финансовых и гарантийных, печатями не заверяются.
Печати подлежат обязательному учету. Для этих целей ведется специальный журнал. Форма журнала представлена в приложении 15.
Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, заверен подписью руководителя организации.
Хранить печать необходимо в запирающемся ящике стола, шкафу или сейфе.
Процесс уничтожения печати включает в себя приведение в полную негодность клише (элемента печати, содержащего зеркальное отображение оттиска), так, чтобы его нельзя было восстановить и использовать.
Отметка о заверении копии документа
Определение: копия документа – это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа[22].
В Правилах делопроизводства в федеральных органах власти дано другое определение копии документа.
Определение: копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их[23].
В любом случае, копия, снятая с документа, должна воспроизводить все его реквизиты (за исключением виз). Ее следует оформлять на бланке организации или стандартном листе бумаги с воспроизведением полного текста подлинника. Дата, регистрационный индекс, место составления (издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия.
Когда документы были исполнены на бланках организации, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
Особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник (наименование его должности и расшифровка подписи при этом воспроизводятся полностью). Поэтому в соответствии с п. 2.3–2.5 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) копия документа не обладает юридической силой, если она не заверена.