Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении - стр. 28

Нумерация документов в течение нескольких лет не допускается. Нумерация документов ведется в пределах одного календарного года.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Сведения в этот реквизит переносятся с поступившего документа (На №_от____).

Адресат (лицо или организация, которым адресован документ)

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Внимание! Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, местного самоуправления, организаций.

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и прочее являются условными):

Минрегион России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Например:

Генеральному директору

ОАО «Северные звезды»

В.А. Караваеву

или:

ОАО «Проект»

Главному бухгалтеру

В.М. Попову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например:

Структурные подразделения

аппарата Главы Администрации

Костромской области

Руководителям исполнительных

органов государственной власти

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома

«Арт-дизайн»

Н.В. Соловьевой

Запомните! Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании документа в организацию, а не конкретному должностному лицу указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа в орган государственной власти, местного самоуправления (без указания должностного лица) адресат оформляется следующим образом:

Правительство Российской Федерации

Департамент делопроизводства и архива