Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении - стр. 27

Таблица 2.1

Реквизиты, в которых присутствует дата

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа являются наиболее поздняя дата подписания. Эта дата проставляется в бланк документа рядом с регистрационным номером.

Определение: индекс – условное обозначение, указывающее на место составления, хранения или содержание документа. Индексация – проставление порядковых номеров и необходимыхусловныхобозначений, указывающих на место их исполнения или составления и хранения.

В российском делопроизводстве для всех видов обозначений, связанных с регистрацией документов, применяется один вид знаков – арабские цифры.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Внимание! Индексации подлежат все регистрируемые документы, а также документация, которая не регистрируется, но группируется в дела. Каждый массив документов должен имеет свой уникальный индекс. Ведь индекс документа выполняет не только учетную функцию, но и поисковую.

Регистрационный номер документа (индекс) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Принятое в конкретной организации расположение составных частей индекса должно быть постоянным, а система индексов оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.

Например, расположение составных частей индекса письма может быть следующее:

124/02-03, где

124 – порядковый номер;

02 – номер дела по номенклатуре;

03 – информация о корреспонденте, исполнителе и т. д. (например, 03 – отдел кадров).

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями (договоров, решений и т. п.), состоит их регистрационного номера документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. При регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер можно дополнить буквой «П», например 56-П.

Регистрационные номера внутренних документов могут включать только порядковый номер по журналу регистрации данного вида документов, например протоколы, акты, справки.

Регистрационный номер исходящего и внутреннего документа проставляется в бланке документа на уровне реквизита «Дата» (_____№________).