Основные вопросы менеджмента качества испытательной лаборатории - стр. 68

Записи, принадлежащие к соответствующему документу СМК, идентифицируются путем присвоения кода, размещаемого в правом верхнем углу формы записи. Присвоение документу или записи кода проводится в период разработки. Формы записей могут быть сгруппированы в Альбом форм записей СМК.

Кодирование документов

Код документов СМК должен быть представлен в виде:

АА (-ББ) -ВВ-ГГ

где:

АА – буквенное обозначение документа (например, РК – руководство по качеству, ДП – документированная процедура, РИ – рабочая инструкция, А – альбом и др.);

ББ – идентификация группы документов (применяется только для групп оборудования: СИ – средства измерения, ИО – испытательное оборудование, ВО – вспомогательное оборудование);

ВВ – порядковый номер документа по «Журналу учета документов и записей СМК»;

ГГ – третья и четвертая цифра года введения документа.

Порядок оформления идентификационного кода документированной процедуры или рабочей инструкции определен процедурой «Графическое оформление документированных процедур и рабочих инструкций».

Кодирование записей СМК

Код записей должен быть представлен в виде:

АА. ББ-ВВ. ГГ-ДД

где:

АА – буквенное обозначение записи (А – акт, Г – график, ПР – протокол, и др.);

ББ-ВВ – буквенное обозначение документа СМК и его регистрационный номер по «Журналу учета документов и записей СМК», устанавливающего форму ведения данной записи;

ГГ – порядковый номер приложения по документу, устанавливающему форму ведения данной записи;

ДД – третья и четвертая цифра года введения документа.

Присвоение кода

При разработке, введении нового документа или записи СМК, определяется группа (подгруппа) к которой принадлежит документ или запись в разделе «Классификатор» «Журнала учета документов и записей СМК». Производится поиск документа, записи в «Классификаторе». Новым документам или записям присваивается следующий порядковый номер в соответствующей группе (подгруппе) и фиксируется его полное название. Документу, записи присваивается код соответствующего наименования в «Классификаторе».

В конце кода указывается год введения документа, записи.

Номенклатура дел

Все документы и записи СМК комплектуются в папки (дела).

Каждая папка (дело) включающая в себя группу (подгруппу) документов, записей имеет свой уникальный код. Документы и записи одной группы (подгруппы) могут быть разделены на тома с одним идентификационным кодом.

Каждое дело должно быть включено в Номенклатуру дел.

Номенклатура дел формируется ежегодно, может быть актуализирована и утверждена по необходимости.

Номенклатура дел должна включать в себя следующую информацию: код дела (номер тома, если есть необходимость), полное название дела (с указанием документов, входящих в дело), должность и фамилию ответственного за ведение дела, количество дел, место хранения и сроки хранения на рабочем месте до сдачи в архив.