Основные вопросы менеджмента качества испытательной лаборатории - стр. 57

С целью предотвращения использования утративших силу или устаревших документов особое внимание уделяется своевременному обновлению документов, т. е. внесению в них изменений и дополнений.

Пересмотр документов проводится один раз в год (в случае если не вносились изменения) на основании сведений, получаемых от персонала лаборатории.

Проверка действующих документов проводится не реже 1 раза в 12 месяцев и может осуществляться в ходе проведения внутренних аудитов. Во время проверки проверяется:

– соответствие документации требованиям законодательства и нормативных документов;

– соответствие обозначений, структурного построения и содержания документа;

– использование точных и однозначных определений и понятий;

– однозначное и правильное распределение ответственности, полномочий и выполнения деятельности;

– достаточность детального описания процесса и объема документирования для доказательства правильности протекания процесса.

Процедура проверки внутренних и внешних документов включает в себя оценку:

– сроков действия документов;

– актуальности их содержания;

– физического состояния.

По итогам проверки могут быть приняты решения:

– о необходимости переработки документа (внесения в него изменений);

– о разработке нового документа (новой редакции документа);

– о сохранении документа в действии без изменений;

– о необходимости восстановления документа путем копирования, тиражирования или покупки нового экземпляра внешнего документа;

– об отмене действия и изъятии документа.

Ведение внешнего фонда нормативной документации обеспечивает:

– своевременное обновление фонда нормативной документации и приобретение необходимых для этого документов;

– оперативное информирование специалистов об утвержденных стандартах и изменениях к ним.

Хранение и архивирование документов. Рабочие копии документов хранятся на местах у сотрудников, получивших копию и зарегистрированных в «Листе учета копий». Эти сотрудники несут ответственность за сохранность копий и доступность этих документов для сотрудников их подразделений.

По истечении срока действия, в случае отмены документа в результате разработки нового документа или введения новой редакции документ изымается из обращения. Отмененный документ идентифицируется надписью от руки или штампом «Отмена» с указанием даты отмены и подписью. При отмене документа все его зарегистрированные копии должны передаваться в архив. Факт сдачи в архив фиксируется в Акте сдачи документов в архив, а документы регистрируются в Журнале учета архивных документов.

Резервное копирование и восстановление документов