Набор инструментов для управления проектами - стр. 99
Установить контрольные события и ресурсы. К основным контрольным событиям относится получение определенных результатов к установленным датам. Наступление этих событий обычно запрашивается теми, кто издает устав. Вам следует ограничить количество контрольных событий теми, которые абсолютно необходимы, обычно тремя-пятью. Иными словами, принимая во внимание цель устава и соответствующий уровень детализации, совершенно излишне разрабатывать длинный список событий. Кроме того, организации, придающие значение себестоимости, имеют тенденцию указывать для основных событий специфику бюджета ресурсов или бюджета средств. Например, для наступления контрольного события «Определение требований выполнено» потребуется 400 часов работы ресурсов.
Информирование поставщиков ресурсов. Все функциональные группы или подразделения в организации, которые обязаны поддерживать проект, должны быть надлежащим образом и своевременно проинформированы о его начале [9]. Следовательно, их необходимо внести в список распространения – список сотрудников, которые получат копию устава. Зачем группам такая копия? Для некоторых из них, например для инженерного отдела, устав – это сигнал к началу работ. Для других получение копии устава означает, что проект стартовал и ему требуется поддержка: допустим, отделу кадров придется нанять программистов баз данных для вашего проекта, а у группы информационных технологий возникнет необходимость ввести в используемое программное обеспечение поддержку работы распределенных команд.
При составлении списка распространения вам нужно ответить на несколько вопросов. Применять стандартный список или нет? Поскольку стандартизация обеспечивает серьезную экономию времени при выполнении повторяющихся операций, а издание устава проекта является именно такой операцией, выбор ясен: список распространения должен быть стандартизован. Далее, что лучше – указывать названия должностей или имена сотрудников? Как правило, это зависит от корпоративных стандартов, однако в ряде организаций принято использовать названия должностей, поскольку они отличаются большим постоянством.
Ссылки на лежащие в основе документы. Решение дать проекту жизнь, изложенное в лаконичной форме, мгновенно бросается в глаза при изучении устава. Но что привело к такому результату, отнюдь не очевидно. Решение о выполнении проекта – итог процесса отбора проектов, основанного на информации, которая изложена в стратегических и тактических планах, на голосе клиента, на проектном предложении и на методах отбора. Чтобы в явной форме указать это и придать уставу силу, необходимо дать ссылки на соответствующие документы.