Набор инструментов для управления проектами - стр. 77

Определение состава команды. На этом этапе необходимо определить членов команды, которые будут общаться с заказчиком.

Основными здесь являются следующие вопросы:

• Кто из команды наиболее подготовлен для ведения переговоров?

• Хватит ли выбранным сотрудникам времени для общения и обработки информации?

• Запланировано ли обучение сотрудников для более эффективного общения?

На практике в состав команды обычно входят два человека. Например, для общения с восемью заказчиками создаются две команды по два человека, и каждая команда проводит по четыре встречи. Присутствие на встрече более двух человек способно испортить дискуссию. Кроме того, если участников двое, они могут разделить функции: один задает вопросы, а другой делает заметки. Необходимое условие при зачислении в команду – наличие времени для сбора и обработки информации, а также соответствующая подготовка. (По словам одного эксперта, участники команды проекта, как правило, недостаточно подготовлены для проведения интервью. Возможно, это является основной причиной выпуска продуктов, в которых не учтены требования заказчика.) [10]

И наконец, в бюджете следует предусмотреть статью для покрытия транспортных расходов интервьюеров. Это особенно важно при необходимости поездок в другие города или страны.

Общение с заказчиком. На основе подготовленных рекомендаций для обсуждения избранные члены команды проводят встречу с заказчиком проекта. Подготовка к интервью должна включать ответы на следующие вопросы:

• Продумана ли логистика проекта для обеспечения успеха контакта?

• Был ли заказчик уведомлен о предстоящих контактах?

• Был ли определен и согласован способ фиксации информации?

Организовать встречу следует так, чтобы ничто не помешало проведению интервью. Время и место встречи, присутствие заказчика и т. п. заслуживают пристального внимания. К тому же безусловным требованием является ведение записей, поскольку это единственный способ сохранить полезную информацию. Представьте себе, например, обсуждение восьми интервью, записи на которых не делались, особенно если они прошли несколько недель назад.

Обработка информации. После завершения всех встреч нужно собрать полученную информацию в единый отчет, который будет полезен проекту. Обычно это реализуется при тесном взаимодействии всех участников интервью. Цель такого взаимодействия – убедиться в том, что ответы на нижеследующие вопросы являются утвердительными:

• Была ли собрана воедино вся информация по всем контактам?

• Будет ли конечный отчет написан и разослан членам команды проекта?