Кадровый документооборот - стр. 28
В этом случае работодателю целесообразно включить в состав кадровой документации положение о защите персональных данных работников.
Положение об обработке персональных данных работников – это локальный нормативный акт, с установленными требованиями, которые необходимо соблюдать при обработке персональных данных работника, гарантии их защиты, правила хранения и использования персональных данных, права работника по защите персональных данных и ответственность работодателя за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника.
Положение об обработке персональных данных работников утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации и является обязательным для исполнения всеми работниками. Работник должен быть ознакомлен с ним под роспись.
Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества (п. 1 ст. 86 ТК РФ).
Получение персональных данных должно осуществляться в установленном законом порядке. По общему правилу все персональные данные следует получать у самого работника. Если персональные данные можно получить только у третьей стороны, то необходимо уведомить работника о намерении получить персональные данные у третьей стороны и получить его письменное согласие на это.
Порядок хранения и использования персональных данных работников согласно ст. 87 ТК РФ работодатель вправе установить самостоятельно.
Право доступа к персональным данным имеют:
руководитель организации, работодатель – индивидуальный предприниматель;
непосредственный руководитель работника;
начальник отдела кадров;
сотрудники отдела кадров.
При работе с документами, содержащими персональные данные, прежде всего работниками отдела кадров, должен соблюдаться принцип конфиденциальности персональных данных.
При передаче персональных данных работника третьей стороне работодатель должен соблюдать требования ст. 88 ТК РФ.
Информация, относящаяся к персональным данным работника, может быть предоставлена государственным органам (милиции и другим контролирующим органам). В этом случае основанием для передачи персональных данных работника является письменный запрос от должностного лица соответствующего государственного органа, а если представители контролирующих органов пришли к вам лично – служебное удостоверение и приказ, где указаны цели сбора подобной информации.