Искусство контроля. Как управлять организациями и бизнес-процессами со знанием дела

Справедливости ради стоит заметить, что данная цитата – это перефразирование цитаты Рене Декарта (французский ученый, 1596–1650), однако их смысл идентичен.

Например, в словаре Ожегова значение слова «контроль» определяется как «проверка, а также постоянное наблюдение в целях проверки или надзора; лица, занимающиеся этим делом, контролеры».

Longman Dictionary of Contemporary English (англ.). Особой «фишкой» данного словаря является уникальная методика использования словарного лимита (2000 слов) для передачи значения всех слов, включенных в словарь (более 230 000). Такой «примитивизм», возможно, выглядит кощунством с точки зрения литературного языка, но существенно облегчает понимание значения слов.

Да простят меня лингвисты, переводчики и просто люди, радеющие за родной язык (к коим отношу себя и я). Русский перевод намеренно был максимально приближен к оригиналу, чтобы дать вам возможность почувствовать кровожадную практичность данного словаря.

В дальнейшем возможно использование как слова «процесс», так и слова «бизнес-процесс». В контексте данной книги оба этих слова взаимозаменяемы. Единственно, слово «процесс» может употребляться в более широком смысле, а слово «бизнес-процесс» – в более узком (как обозначение формально определенных действий, выполняемых внутри какой-либо организации для достижения определенной цели).

Оба данных слова в основном взаимозаменяемы. Однако сопоставление во многом базируется на использовании аналитических методов обработки информации (акцент на содержании, сути, например сопоставить факты), в то время как для проведения сравнения часто достаточно простого сходства по форме, внешнего сходства.

Управление рисками, или риск-менеджмент (risk management, англ.), представляет собой отдельную управленческую дисциплину. Как ни странно, но в мировой практике у данного термина не существует единого устоявшегося определения. Как вариант, предлагается использовать определение термина, приведенное в стандарте ISO 31000, – «скоординированные действия по управлению организацией с учетом риска». При этом под риском в данном стандарте понимается «влияние неопределенности на цели». Сам по себе стандарт ISO 31000 является самым распространенным стандартом по управлению рисками в мире.

В силу объективных причин тема управления рисками не является предметом данной книги. Однако для полноценного понимания ее материала рекомендуется иметь хотя бы общее представление о том, что такое риски, как их оценивают, как ими управляют и как управление рисками взаимосвязано с управлением организациями. Управление рисками это не квантовая физика, немного специальной литературы (даже статей), пара семинаров, немного общения с экспертами – и базовая подготовка для практического применения получена. Остальное со временем. А для начала даже пары часов в Интернете будет достаточно.

Здесь и далее термины «контроль» и «внутренний контроль» взаимозаменяемы в том случае, когда речь идет о системах внутреннего контроля (systems of internal controls, англ.).

Entia non sunt multiplicanda praeter necessitate (лат.) – «Не следует множить сущности без необходимости». Существуют различные интерпретации формулировки данного принципа. Например, вариант Альберта Эйнштейна – «Все следует упрощать до тех пор, пока это возможно, но не более того».

PDCA (Plan-Do-Check-Act) – цикл организационного управления, или цикл Деминга-Шухарта. Согласно этому циклу, управление должно циклически проходить по следующим стадиям: Планирование (проектирование) – Реализация (работа) – Контроль (анализ) – Корректировка (регулировка).

Одна из ключевых целей данной книги как раз и заключается в раскрытии методологии формирования комплексной системы внутреннего контроля, в которой совокупность внутренних контролей является лишь одним из элементов.

Разумеется, в Интернете представлена информация различного качества. Ее единственным бесспорным достоинством является доступность. Но у каждого из нас всегда есть шанс добраться до более-менее достоверной информации.

Например, https://vostokmedia.com/news/society/29-01-2019/pravitelstvo-rf-planiruet-osvobodit-biznes-ot-izbytochnogo-regulirovaniya

Дополнительная информация по теме человеческого фактора есть также в главе «Нюансы контроля».

Здесь можно провести своеобразную аналогию с запретом на использование строевого шага при пересечении мостов – существует определенная вероятность, что это может вызвать обрушение моста в результате создания резонанса. Также и совокупная субъективность всех участников бизнес-процесса в определенных обстоятельствах может вызвать намного более существенные девиации, чем личное влияние каждого из них в отдельности.

Кстати, огромное влияние на структуру и содержание бизнес-процессов оказывают ИТ-системы, на основе которых строится управление в организации. В результате их кастомизации всегда создаются «уникальные» системы управления, особенно когда стандартный функционал и структуру таких систем пытаются усиленно препарировать с целью втиснуть туда существующие в организации бизнес-процессы. При этом часто лучше поступать наоборот, но этого не делают по разным, нередко надуманным, причинам.

В случае, если данная компания установит определенный лимит на стоимость точки продаж, может наблюдаться тенденция тяготения стоимости к данному лимиту (если лимит относительно вольготный), хотя, если разобраться, то в ряде случаев она могла быть и ниже. Больше информации по теме влияния стратегии организации на СВК в главе «Построение комплексной СВК».

В английском языке есть специальный термин, который как раз и означает форсирование (преодоление) или игнорирование контроля – control override, или просто override. К сожалению, в русском языке нет полного аналога данного термина. Все варианты лишь приближены по смыслу, за исключением, возможно, слова «форсирование» (одно из значений это преодоление препятствия, например, в виде реки). Ирония заключается в том, что одно из основных значений слова «форсирование» это «усиление». Просто имейте в виду, что в данной книге форсировать контроль означает преодолеть, игнорировать контроль.

Фредерик Уинслоу Тейлор (Frederick Winslow Taylor) (1856–1915), основатель научной организации труда, отмечал, что достаточно трудно найти компетентного работника, который не затрачивал бы существенную часть своего времени на исследование того, как медленно он может работать, не вызывая при этом у работодателя сомнений в своей добросовестности.

Вариант перевода Д. Ю. Пучковым фразы из фильма Гая Ричи Lock, Stock and Two Smoking Barrels («Карты, деньги, два ствола») – Guns for show, knives for a pro.

Джозеф Мозес Джуран (Joseph Moses Juran) (1904–2008), американский инженер и консультант по управлению. Проповедник системного подхода к управлению качеством, автор ряда книг по данной тематике.

Уильям Эдвардз Деминг (William Edwards Deming) (1900–1993), американский инженер, статистик, профессор, автор книг, лектор и консультант в области управления. Считается основоположником современного подхода к управлению качеством.

Википедия.

Более подробно см. главу «Нюансы контроля».

Коррупция (от лат. corrumpere «растлевать», лат. corruptio «подкуп, продажность; порча, разложение; растление») – термин, обозначающий обычно использование должностным лицом своих властных полномочий и доверенных ему прав, а также связанных с этим официальным статусом авторитета, возможностей, связей в целях личной выгоды, противоречащее законодательству и моральным установкам. Коррупцией называют также подкуп должностных лиц, их продажность, что типично для мафиозных государств. Соответствующий термин в европейских языках обычно имеет более широкую семантику, вытекающую из первичного значения исходного латинского слова. По материалам Википедии.

Три основные группы экономических субъектов – хозяйствующие субъекты (различного рода организации), домашние хозяйства (включая отдельных физических лиц) и государство, представленное соответствующими структурами.

Black swan theory (теория черных лебедей). Данным термином обозначается событие, наступающее неожиданно, но оказывающее существенное и непредсказуемое воздействие на многие системы. Особенность таких событий заключается в их непредсказуемости с позиции настоящего, как говорится, «никогда такого не было, и вот опять». Теория «черных лебедей» предложена и разработана Нассимом Талебом (Nassim Nicholas Taleb), американским ученым ливанского происхождения, специализирующимся в области математической статистики и анализа рисков, обладающим опытом работы на фондовом рынке (торговля опционами).

Есть один не совсем идеальный, но очень наглядный пример. В конце 2014 и начале 2015 года, вследствие турбулентности курса рубля, банки предлагали повышенные ставки по депозитам, вплоть до 15 % годовых. Данная ситуация была достаточно мимолетной – всего 1,5–2 месяца (при этом риски взаимодействия как минимум с крупными банками были незначительны). Однако, например, многие компании тратят намного больше времени на заключение договоров с минимальными рисками (вплоть до шести месяцев). С такой скоростью принятия и формализации решений в принципе невозможно функционировать в динамичной рыночной среде. Это как ехать на телеге по автостраде.

К слову, есть целый блок исследований, посвященный влиянию условий среды на поведение и способности как животных, так и человека. В психологии известен такой механизм как депривация, в особенности когнитивная и сенсорная. Например, люди, которые значительное количество времени проводили на необитаемых островах, испытывали значительные сложности с речью. В каком-то смысле работа в компаниях над законом аналогична проживанию на необитаемом острове – и в том, и в другом случае специалист утрачивает часть навыков, которые в среде реальных профессионалов принято считать признаками компетентности.

Это реальный пример из практики, касался БП «Закупки». Конечно, отдельные рекомендации выполнялись, но это было далеко от требуемого объема изменений.

Хотя нередко бывает как в анекдоте про кокосы, туземца и ветер.

Это не реклама, достаточно пассионарные и квалифицированные сотрудники могут найтись во многих организациях.

Costs vs benefits (англ.).

Сотрудники, ответственные за создание, функционирование и управление СВК.

^>35 В состав данных мер не включены меры, так скажем, административного характера – использование родственных и дружеских связей, психологическое манипулирование, давление и т. д. Их использование остается на ваше усмотрение, так как данная книга про другое, хотя некоторые нюансы психологического характера и рассматриваются.

^>36 См. главу «Контрольная среда».

«Карфаген должен быть разрушен», так заканчивал свои выступления в римском сенате Катон Цензор (Марк Порций Катон, 234–149 гг. до н. э.). И в конце концов в результате Третьей Пунической войны это и произошло.

За этой простой фразой стоит целый пласт знаний в области человеческой психологии и особенностей работы человеческого мозга. Для начала просто наберите в поисковике «система 1 и система 2».

В оригинале это звучит как «Ибу ибудэ дэдао вэйдадэ муди».

Данная теория впервые была сформулирована американскими экономистами Майклом Дженсеном и Уильямом Меклингом в 1976 году, в статье «Теория фирмы: управленческое поведение, агентские издержки и структура собственности» (Theory of the Firm: Managerial Behavior, Agency Costs and Ownership Structure, англ.). Основная мотивация к ее созданию заключалась в попытке найти решение проблем управления в крупных корпорациях. Майкл Дженсен (Michael C. Jensen) – американский экономист (экономика финансов, financial economics), почетный профессор Гарварда. Уильям Меклинг (William H. Meckling) – американский экономист (экономика управления, managerial economics), почетный декан Университета Рочестера.

Есть много примеров, когда, с позволения сказать, управление компанией со стороны акционеров и Совета директоров осуществляется если и не совсем так, то весьма близко. Некоторые из таких примеров приведены далее в этой главе.

Особенности заключения и исполнения договоров между экономическими субъектами изучаются в рамках теории контрактов (contract theory, англ.), развитие которой стартовало в 1960-х годах в работах американского экономиста Кеннета Эроу (Kenneth Joseph Arrow, лауреат Нобелевской премии по экономике, совместно с Джоном Хиксом, Sir John Hicks, в 1972 году). Основополагающим элементом данной теории является понятие асимметричной информации.

Например, в 2001 году лауреатами Нобелевской премии в области экономики стали Джордж Акерлоф, Майкл Спенс и Джозеф Стиглиц (George A. Akerlof, A. Michael Spence and Joseph E. Stiglitz) за работу «по анализу рынков с асимметричной информацией» («for their analyses of markets with asymmetric information», англ.). Считается, что данная тема стала постоянным объектом изучения в рамках экономической теории с публикации в 1970 году статьи Джорджа Акерлофа – «Рынок "лимонов": неопределенность качества и рыночный механизм» (The Market for Lemons: Quality Uncertainty and the Market Mechanism.

Ряд терминов в данном разделе не имеет устоявшегося перевода на русский язык. По этой причине наряду с вариантом перевода на русский язык будет приводиться оригинальный вариант термина на английском языке.

Опять же речь идет о работе Джорджа Акерлофа «Рынок "лимонов": неопределенность качества и рыночный механизм».

Обе концепции впервые получили свое развитие в работах американского экономиста Майкла Спенса (Andrew Michael Spence) в рамках анализа моделей рынков труда, начиная с его первой публикации в 1973 году Job-market signaling («Сигнализирование на рынках труда», англ.)

Помимо просто банального сбора максимально возможной информации об агенте, которая все равно мало что прояснит в отношении его истинных намерений и мотивации.

Актуально на момент написания книги, условно середина 2020 года.

Исследования в данной сфере высоко оцениваются мировым научным сообществом. Например, в 2016 году Оливер Харт (Oliver Hart) (Гарвардский университет) и Бенгт Холмстрем (Bengt Holmström) (Массачусетский технологический институт, МТИ) получили Нобелевскую премию «за вклад в развитие теории контрактов» («for their contributions to contract theory», англ.).

Данное понятие используется в самом широком смысле, то есть контракты самого различного рода, оформленные и неоформленные юридически, между работодателем и работником, между менеджментом и владельцами компании и т. д.

Например, бытует мнение, что для большинства международных коммерческих контрактов предпочтительным является английское право. Также свои преимущества имеет и немецкое право.

Классическим примером в теории контрактов является угольный разрез и электростанция.

Moral Hazard and Observability (англ.).

Chief Executive Officer (англ.).

В процессе создания систем мотивации очень важно учесть все существенные причинно-следственные связи между мотивацией и результатом, включая способы достижения результата. Хотя бы для того, чтобы избежать так называемого «эффекта кобры», то есть ситуации, когда выбранный механизм мотивации приводит к обратным результатам, прямо противоположным изначально задуманным.

Типичный пример – это процесс формирования и защиты бюджета. В большинстве случаев менеджмент склонен занижать плановую прибыль и завышать плановую себестоимость. И далеко не всем принципалам (акционерам/собственникам) удается понять, насколько это обоснованно.

КПЭ – ключевые показатели эффективности.

Multitask Principal Agent Analyses – Incentive Contracts, Asset Ownership and Job Design (англ.).

Одним из наиболее значимых исследований в данной области (но далеко не единственным) является так называемая теория эффективной оплаты труда Шапиро-Стиглица (Shapiro-Stiglitz theory of efficiency wages).

Deferred compensation (англ.) – любого рода материальные блага, которыми агент наделяется за достижение долгосрочных целей (выплаты или льготы за выслугу лет, бонус за достижение стратегической цели, программа корпоративного пенсионного обеспечения и т. д.).

Существуют различные варианты перевода термина moral hazard – моральный риск, риск недобросовестности, риск злоупотреблений и прочие. Однако для целей книги был выбран именно данный вариант. Он видится наиболее всеобъемлющим и обладает очень броской аббревиатурой. Концепция оппортунистического поведения является краеугольным камнем множества экономических теорий, включая теорию контрактов, теорию принципала-агента, теорию фирмы и ряд других.

Например, есть мнение, что кризис ипотечного кредитования, лежащий в основе финансового кризиса в 2008 году, был во многом вызван именно ОП, например https://www.economy.com/mark-zandi/documents/House_Budget_Committee_01_27_09.pdf, https://www.princeton.edu/ceps/workingpapers/243blinder.pdf