Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера - стр. 38
Некоторые утверждают: «Я целый день бегаю, за компьютером практически не сижу, как я буду вести УРВ в течение дня? Не таскать же за собой компьютер!» Ответ на этот и подобные вопросы прост: кто хочет – ищет средство, кто не хочет – ищет причины. В данном случае можно завести блокнот и в течение дня все в него записывать, а вечером сесть и занести эти данные в компьютер. Да, придется потрудиться, а что делать? Если мы хотим навести порядок в своей работе, другого выхода просто нет.
Но как быть, если человек все-таки не хочет писать УРВ? Заставлять бесполезно. Ведение УРВ – не самоцель. Нам важна реальная картина происходящего, чтобы наводить порядок, поэтому отписки нам не нужны.
Может, снижать таким сотрудникам зарплату? Нам это тоже не нужно. Для чего мы просим человека вести УРВ? Чтобы повысить эффективность его деятельности, чтобы он в рабочее время успевал производить больше полезных продуктов. Вот и надо тем, кто не хочет заполнять таблицу УРВ, просто давать дополнительную нагрузку. Ненамного, не больше 10 %. Например, дать ему вести еще один склад, сняв часть обязанностей с более загруженного бухгалтера.
Если сотрудник, получивший дополнительную работу, скажет: «Как же так? Я и без этого ничего не успеваю!», главный бухгалтер должен вернуться к вопросу ведения УРВ. Напомните коллеге: «Я же предлагал тебе вести учет рабочего времени, а ты отказался. Но без этого я не могу оценить твою загрузку, покажи мне ее. Более того, я верю, что ты усердно работаешь, но, как показывает практика, огромное количество действий делается впустую. Ты даже сам не знаешь, как себе помочь. Наверняка ты где-то что-то упускаешь, в Excel вручную складываешь или еще что-нибудь. УРВ ведется не для того, чтобы уличить человека в чем-то нехорошем, а чтобы помочь ему работать эффективнее».
После этого либо бухгалтер начнет вести УРВ, так как действительно загружен и захочет это доказать, либо без лишнего шума займется дополнительной работой, потому что понимает: если начнут разбираться в его УРВ, то найдут там еще больше резервов. Именно это нам и нужно. В следующем месяце попробуйте увеличить нагрузку этого сотрудника также на 5–10 % и снова посмотреть на реакцию. И так до тех пор, пока степень его загруженности не начнет вас устраивать.
В заключение этой главы хочу еще раз подчеркнуть важность подобного анализа рабочего времени. Пока главный бухгалтер не начнет действовать на этом микроуровне, он никогда не узнает реальной эффективности работы своих сотрудников, а также не сможет правильно повлиять на ее рост.