Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера

Книга, которую мы рассматриваем, посвящена вопросам управления временем и эффективности работы бухгалтерии, с акцентом на задачи главного бухгалтера. В ней раскрыты основные аспекты, касающиеся организации бухгалтерских процессов и оптимизации рабочего времени, что является ключевым фактором для повышения производительности как конкретного специалиста, так и всей команды. ### Продукты бухгалтерии Книга начинает с рассмотрения различных продуктов бухгалтерии, которые подразделяются на текущие и инвестиционные. Текущие продукты включают в себя регулярные процессы, такие как обработка документов поставщиков, создание проводок учета и ведение документации в информационных системах. Эти задачи могут выполняться вручную, и автор подчеркивает необходимость детального анализа трудозатрат на каждую отдельную операцию, чтобы более точно оценить ресурсные затраты. Это включает в себя необходимость разделения задач на более маленькие составляющие — например, выделение ввода шапки накладной и ее табличной части для лучшего понимания, сколько времени и усилий это затрачивает. Инвестиционные продукты, в свою очередь, направлены на процессы, способствующие улучшению эффективности работы бухгалтерии, например, создание стандартов для рабочих мест и типовых документов. ### Нехватка времени у главного бухгалтера В книге акцентируется внимание на проблеме нехватки времени, с которой сталкиваются главные бухгалтеры. Рассказывается о типичном дне главного бухгалтера, который начинается и заканчивается рано и поздно, но, несмотря на длинные часы, результаты труда остаются недостаточными из-за постоянной спешки и стресса. Автор подчеркивает, что время — это самый ценный актив, и его правильное распределение критически важно для повышения производительности всей команды. В этой связи предлагается проводить регулярную инвентаризацию рабочего времени, чтобы выявить, на какие задачи уходит больше всего времени, и найти способы оптимизации этих процессов. Рассматриваются две стратегии инвентаризации — стратегическая для руководства и тактическая для рядовых бухгалтеров. Это необходимо для выявления неэффективных действий и более рационального использования ресурсов. ### Убийцы рабочего времени Далее исследуются так называемые "убийцы" рабочего времени. Главный бухгалтер, не контролируя распределение задач, становится жертвой перегрузок и переработок. В книге подчеркивается важность отпусков и устранения ненужных действий, а также делегирования задач, которые не соответствуют уровню ответственности главного бухгалтера. Рассматриваются такие факторы, как неумеренное подписание документов, детальный контроль над работой подчиненных и персональная работа вместо них, что приводит к потере ценного рабочего времени. Автор предлагает вести точный учет рабочего времени — это поможет выявить, как грамотно планировать и использовать время. Рекомендуется также автоматизация процессов, что освободит время для более важных задач. ### Учет рабочего времени Одним из ключевых аспектов книги является необходимость учета рабочего времени для повышения эффективности сотрудников. После проведения анализа рабочего дня одной из сотрудниц стало очевидно, что значительная часть времени тратится на неоправданные задачи, что необходимо устранить. Автор подчеркивает важность мотивации сотрудников вести учет рабочего времени — будь то через увеличение зарплаты или снижение нагрузки, что будет способствовать выявлению слабых мест в управлении временем. Этот метод анализа помогает выявить неэффективные затраты и избыточные операции, что, в свою очередь, дает возможность улучшить организацию труда и продуктивность работы. ### Нормирование процессов Книга завершается обсуждением методов нормирования, которые необходимы для более точного определения нормативных значений в бухгалтерии. Подходы к нормированию варьируются в зависимости от дня недели, частоты замеров и исключения заведомо некорректных данных. Приводятся примеры разработки нормативов для ввода данных в информационные системы бухучета, а также различных видов печатной работы. Автор подчеркивает важность применения этих нормативов для упрощения и ускорения рабочих процессов, что помогает избежать ошибок и повышает общую продуктивность бухгалтерии. В заключение, книга предоставляет глубокое понимание важности эффективного управления временем и процессов в бухгалтерии. Стратегии и рекомендации, предложенные автором, открывают путь к более продуктивной и менее стрессовой работе главного бухгалтера и его команды.