Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц - стр. 3

• Когда план одобрен, согласуйте конкретные действия (если такое согласование необходимо).

Ставьте цели и создавайте документы, полезные адресату

• Создавайте своими документами «добавочную стоимость», вносите вклад в принятие решений – даже если это потребует дополнительной работы и вам не поручали это в явном виде.

• Формулируйте выводы и рекомендации конкретно, чтобы их можно было применить с пользой для дела.

• Запрос первого лица может относиться к одному из пяти уровней: 1) запрос на анализ; 2) запрос на выводы; 3) запрос на концепцию; 4) запрос на план; 5) запрос на конкретные действия.

• При составлении документа мыслите и предлагайте на один шаг дальше полученного запроса.

Часть 3. Как структурировать отчет или предложение?

Первым делом конкретизируйте мысли, затем выстраивайте пирамиду

• Структурирование – это определение главных мыслей, последовательности их изложения и способа детализации.

• Бессодержательные, «рыхлые» мысли нельзя хорошо структурировать. Подготовка к структурированию состоит из четырех шагов:

• Определите темы.

• Исключите темы, не имеющие отношения к цели документа.

• Определите типы высказываний по каждой теме (суть проблемы, причины проблемы, варианты решения и т. п.).

• Конкретизируйте содержание высказываний.

• После подготовительной работы используйте первый принцип пирамиды Барбары Минто: пункты – идеи или высказывания – верхнего уровня должны быть раскрыты при помощи пунктов нижележащего уровня.

Делайте немногочисленные главные мысли документа понятными с самого начала

• Напоминайте контекст в начале документа – но коротко.

• Большинство первых лиц быстро соображают и весьма умны. Они привыкли действовать и принимать решения молниеносно, уяснив главное и не вдаваясь во все детали.

• В отчетах и предложениях первым лицам лучше всего работает подход «от главного к второстепенному». Выделите главные мысли и сообщите их в начале текста. Озвучив главное, представьте пояснения.

• Главных мыслей не должно быть слишком много. Чтобы сфокусировать изложение, руководствуйтесь двумя принципами:

• Главные мысли должны работать на цель документа.

• Принцип МЕСЕ: главные мысли не должны пересекаться или дублировать друг друга, при этом ничто по-настоящему важное не должно быть упущено.

• Отражайте главные мысли в заголовках.

Пользуйтесь шаблонами

• Если у вас нет времени учиться изощренным методам структурирования, используйте один из шаблонов:

• Шаблон 1: «Предложение/запрос»

• Ситуация

• Возможное решение

• Цена вопроса и выгода решения

• План действий и ресурсы (требуется не всегда)