9 шагов к успешной автоматизации бизнеса - стр. 4

Если же эту логику расширить, то автоматизировать можно будет и многое другое. Остается только провести аудит. Про все эти важные моменты мы будем рассказывать в книге.

Обычно результаты обработки бизнес-процессов выливаются в формирование печатных форм. К сожалению.

Почему к сожалению? Потому что даже если опустить безнадежное уничтожение леса на изготовление бумаги, то работа с печатными формами и документами отнимает огромное количество времени. В крупных организациях целые отделы занимаются одной только бумажной работой. Но ситуация требует именно такой расстановки. Где-то без бумажных экземпляров сложно вести учет, где-то следует выполнять требования законодательства и напечатать приказы на отпуск, где-то возникают другие бумажные задачи. Так уж сформировалось, что документооборот строится преимущественно на бумаге.

Печатные формы – это всё то, что является документами, появившимися в результате описываемых выше действий. Печатной формой в сфере автоматизации является документ, который был сформирован на базе полученных в процессе данных.

Например, если рассматривать печатную форму для нашего кладовщика и рассматриваемого выше процесса, то печатная форма для него – это ведомость принятых товаров.

Отметим, что у нас в компании для этого когда-то был нанят отдельный человек. Никто не хотел заниматься этой работой и это тормозило ряд процессов в компании. Самая большая проблема возникла, когда этот нанятый человек перестал справляться. Мы стояли перед выбором: или нанять еще одного сотрудника, или все же приступить к автоматизации процесса. Итог выбора был очевиден и мы не прогадали.

Печатных форм скапливаются мегатонны и, конечно же, логично рассмотреть процесс их автоматизации. Ведь трудоемкость, как мы уже отметили ранее, просто огромная. Автоматизировать нужно как создание, так и заполнение форм. Именно это является вторым этапом планирования автоматизации. Так же нужно обработать их рассылку по почте клиентам и настроить отправку оригиналов.

Автоматизировать можно 80% этой работы – формирование заявлений на отпуск, ведомость получения оборудования, дефектную ведомость, зарплатную ведомость, договора, накладные, акты приема-передачи, заказ наряды и многие другие формы.

В процессе автоматизации происходит и ещё одно важное явление. Поскольку все действия «проворачиваются» через информационно-аналитическую систему, они сохраняются в этой системе и имеют различные параметры. Среди этих параметров – данные о заказчиках, их контактная информация, какие-то наработки и, конечно же, огромный массив сведений для тщательной аналитики. Имея такой багаж знаний можно, например, проанализировать, когда лучше продаются велосипеды. Или создать отчет, внутри которого будет собрана информация об интенсивности использования и выхода из строя метелок, что позволит выбрать более качественные экземпляры.