9 шагов к успешной автоматизации бизнеса - стр. 3

Применительно к автоматизации бизнеса принято считать, что сюда относятся следующие пункты:

– автоматизация бизнес-процессов

– автоматизация создания печатных форм

– накапливание значимой информации

– разработка автоматизированных отчетов

– повышение оперативности доступа к информации.

Всё это повышает «прозрачность» бизнеса для руководства, приводит к повышению качества предоставляемых услуг и снижает затраты на персонал. Поговорим про каждый из них более подробно.

Про бизнес-процессы мы ещё поговорим отдельно. Ведь это одно из самых важных понятий при разработке системы автоматизации.

В любом учебнике бизнес-процесс описывается, как регулярно повторяющаяся последовательность взаимосвязанных мероприятий, при выполнении которых используются ресурсы внешней среды, создается ценность для потребителя и выдается результат. По сути дела, это любое действие, которое повторяется регулярно. Чуть выше мы уже привели самый простой пример подобного действия и таких примеров может быть множество. Скажем, у каждого сотрудника есть его обязанность. Его обязанность и есть бизнес-процесс. Применительно ко всей фирме эти процессы от каждого сотрудника переплетаются в сложные системы и устанавливаются незримые взаимосвязи. Вот именно тут и рождаются бизнес-процессы предприятия.

Теперь давайте подумаем, что если какое-либо действие повторяется регулярно и имеет одинаковый результат, то это неплохо было бы оптимизировать и заставить такое действие выполняться автоматически. Возможно какое-то действие слишком сложное для работников и его можно упростить с помощью технологий. Иногда одно дело делают слишком много сотрудников, что очень усложняет процесс и запускает закон убывающей отдачи. Тут тоже компьютер упростит процесс и оптимизирует его.

Возьмем любую задачу на работе. Скажем, та самая приемка товара в качестве самого простого варианта. Это всегда одинаковое действие, отличающееся только различными параметрами. Параметров не ахти как много. Номенклатура да количество. В сложных случаях ещё и характеристики поставки: откуда привезли, когда привезли, индивидуальная серия или маркировка. Приемка товара, его складирование, а затем и отгрузка по требованию заказчика – это набор бизнес-процессов. Без этого действия в магазине не будет товара для реализации, а менеджеры не будут знать какой товар есть на складе, а какого нет.

Не сложно догадаться, что внеси мы эти данные в систему на приемке, то дальнейшая работа сильно бы упростилась. Но если запустить процесс без использования специальных средств – сканеров кодов или учетной системы и автоматического определения номенклатуры, то такая на первый взгляд, казалось бы, простая операция, может занимать гораздо больше времени, чем кажется. Возможно даже придется нанять дополнительного сотрудника на прием, который в отсутствии специальных инструментов будет принимать всё в ручном режиме. Это снизит вашу постоянную прибыль и увеличит себестоимость продажи. Используя учетную складскую систему, терминалы сбора данных, можно автоматизировать такой глобальный, но не всегда заметный, бизнес-процесс в компании.